Consentimiento Informado - Registro Digital y Firma Electrónica

El consentimiento por escrito es obligatorio antes de una intervención odontológica, estética, inyectable o invasiva en buena parte de Europa; en España lo exige el art. 8 de la Ley 41/2002. En nutrición y psicología suele bastar el consentimiento verbal, pero el consentimiento para tratar datos de salud se pide a todo el mundo.

Un registro de consentimiento no es un formulario. El formulario recoge respuestas; el registro tiene que acreditar las cuatro cosas que pregunta una auditoría: qué versión del texto se mostró, quién firmó, cuándo y cómo, a qué intervención correspondía y si en algún momento se revocó. Vitena guarda esas cuatro cosas como datos propios, no como un párrafo dentro de un cuestionario.

Ruta: /app/consent es tu biblioteca de textos. Los registros firmados están en la ficha del cliente, en la pestaña Consentimientos.

Una plantilla es solo texto y por sí sola no está vinculada a nada. Publicarla la congela: editar un texto publicado no lo sobrescribe, abre una versión nueva, y la anterior nunca se borra porque las firmas apuntan a ella.

Vitena incluye una biblioteca lista para usar como punto de partida: 9 textos en 7 idiomas, agrupados por finalidad. Los generales que necesita cualquier consulta (tratamiento de datos de salud, fotografía clínica, consentimiento del tutor para menores, tratamiento general) más los textos de odontología y de procedimientos estéticos.

Cada plantilla indica además con qué frecuencia debe renovarse: una vez por cliente, una vez por servicio o cada vez, opcionalmente con una validez en días. De ahí sale la regla de renovar cada 6-12 meses habitual en estética.

Aquí la función deja de ser papeleo. Una plantilla puede vincularse a un servicio de tu catálogo: "un empaste siempre requiere el consentimiento de tratamiento y el de fotografía". A partir de ahí nadie tiene que acordarse: cuando se confirma una visita para ese servicio, la solicitud sale sola.

La obligación es de la intervención, no de la persona ni de la visita, y por eso cuelga del servicio, igual que el requisito de pago anticipado. Y es una lista y no un interruptor porque un mismo tratamiento pide de forma rutinaria dos consentimientos.

El consentimiento se pide cuando la visita va a ocurrir de verdad, no en el momento en que llega una solicitud de reserva. Pedir la firma de una intervención que la clínica todavía no ha aceptado sería recoger el consentimiento de un tratamiento que quizá no llegue a hacerse.

• Confirmación automática, sin pago anticipado: cuando el paciente pulsa el enlace de confirmación de su correo
• Aprobación manual: cuando el profesional aprueba la cita
• Con pago anticipado: cuando se confirma el pago

La solicitud llega por correo y aparece también en el portal del cliente como una tarjeta pendiente de firma. El correo por sí solo no es un canal fiable: se filtra, se pasa por alto o va a una dirección que nadie lee.

La pantalla de firma se abre desde un enlace de un solo uso y no requiere cuenta ni contraseña. Es una sola pantalla: el texto y una barra de decisión que permanece visible mientras el paciente se desplaza.

Para aceptar, el paciente marca la casilla y escribe su nombre completo; si la plantilla lo pide, dibuja además su firma con el dedo. Jurídicamente la casilla y el nombre escrito bastan: el art. 25 del eIDAS establece que no se pueden negar los efectos jurídicos ni la admisibilidad como prueba de una firma por el mero hecho de ser electrónica, y el consentimiento informado es el caso de manual de la firma electrónica simple. Aquí no hace falta firma cualificada (QES). El peso jurídico lo aporta la prueba que rodea a la firma: el texto congelado, la marca de tiempo, la IP, el navegador, el idioma y el método.

Negarse también es una respuesta y tiene su propio botón. Y el botón de aceptar no se abre hasta que el paciente ha llegado al final del texto: la palabra que sostiene "consentimiento informado" es la segunda.

Hay pacientes que llegan sin haber firmado y pacientes que no firmarán nunca desde el móvil. Desde la ficha del cliente puedes abrir el consentimiento en tu propia tableta y entregársela: el registro dirá entonces que se firmó en la clínica bajo supervisión, en lugar de afirmar una firma por correo que nunca ocurrió. En ese caso no se envía ningún correo: el paciente está delante de ti.

Con un menor, la pantalla de firma pregunta si quien firma es el propio paciente o su padre, madre o tutor, y esa relación queda escrita en el registro.

Cada firma genera un PDF que nombra a las dos partes: tu centro (nombre, razón social si es distinta, teléfono, correo y web), el paciente, el servicio, el texto congelado completo, la firma dibujada aplanada sobre la página y una tabla de evidencias. El consentimiento es un acuerdo entre dos partes; un documento que no dice qué centro lo obtuvo acredita solo la mitad de lo que debería.

El nombre del centro también se copia dentro del registro, por el mismo motivo que el texto: una clínica que cambie de nombre en 2027 no debería poder reescribir con quién se firmó un consentimiento de 2026.

Nunca se edita ni se borra nada. Revocar escribe una fila nueva marcada como revocada; la fila firmada queda tal cual estaba. Eso es lo que hace que el archivo valga algo en un litigio.

El consentimiento para el tratamiento de datos de salud es gratuito en todos los planes: poner una obligación legal detrás de un muro de pago sería un mal intercambio. Los consentimientos de tratamiento, la biblioteca de textos, la vinculación a servicios y el archivo en PDF forman parte de los planes de pago.

No se ha hecho a propósito: la firma electrónica cualificada (QES), que el eIDAS no exige aquí y que multiplica coste y fricción; las integraciones externas de firma tipo DocuSign, que sacan al paciente de tu web; y los flujos de escaneo de firma manuscrita. El contenido jurídico de los textos también queda fuera: la biblioteca da un punto de partida, la redacción sigue siendo tuya.