Was der Empfang ist
Die Arbeit an der Praxistür stellt eine andere Frage als der Kalender: „Wer steht vor mir und wohin geht die Person?“ Eine Terminliste beantwortet das nicht — sie sagt, was gebucht ist, und für jede Ankunft müsste man den ganzen Tag durchsehen.
Der Empfang ist ein eigener Bildschirm für diese Frage. Seine Spalten folgen dem Weg, den Patientinnen und Patienten tatsächlich gehen: Erwartet → Wartezimmer → Im Raum.
Route: /app/front-desk
Ankunft erfassen und aufrufen
Jede Karte in der Spalte „Erwartet“ hat einen Knopf „Angekommen“. Ein Druck darauf schiebt die Karte ins Wartezimmer und startet einen laufenden Wartezähler. Über zwanzig Minuten wird sichtbar markiert, damit niemand vergessen wird.
Aufrufen ist Sache der Fachkraft, nicht der Assistenz. Ruft jemand anderes auf, steht die Person vor einer Tür, die niemand öffnet.
- Bei Ankunft auf der Karte „Angekommen“ drücken
- Sobald es passt, drückt die Fachkraft „Nächste aufrufen“
- Die Karte wandert von selbst nach „Im Raum“ und der Name erscheint auf dem Wartezimmer-Bildschirm
- Der nächste Aufruf schließt den vorherigen Besuch automatisch ab
Tipps
- Die Reihenfolge richtet sich nach der TERMINZEIT, nicht nach der Ankunft: wer um 10:00 einen Termin hat und früh kommt, überholt nicht die 09:45-Patientin, die pünktlich war.
- Die Fachkraft kann auch vom eigenen Dashboard und aus dem Sitzungsbildschirm aufrufen — der Weg über den Empfang entfällt.
- Falsch aufgerufen? Ein Knopf stellt die Person zurück in die Warteschlange, an den Platz, den ihre Terminzeit ihr gibt.
Ohne Termin
Für jemanden ohne Termin genügen drei Felder: Vorname, Nachname und wer behandelt. Beim Speichern entstehen Patientenakte, Besuch und Ankunft gleichzeitig, und die Person steht sofort in der Warteschlange.
Der normale Buchungsweg hat drei Schritte (Tag wählen, Zeit wählen, Daten eingeben). Das ist richtig, wenn man den nächsten Monat plant, und falsch, wenn jemand am Tresen steht.
Besuche über mehrere Räume
Ist die Beratung vorbei und geht es weiter in den Behandlungsraum, fragt „Nächster Raum“ vier Dinge: wer übernimmt, welcher Raum, was ansteht und wann (standardmäßig „sofort“, alternativ eine Uhrzeit).
Jeder Raumbesuch ist ein echter Termin — eigene Zeit, eigene Fachkraft, eigene Leistung, eigener Preis, mit Stunden dazwischen, wenn nötig („kommen Sie um vier wieder“). Die Schritte bleiben als ein Besuch verbunden, die Karte zeigt 2/3.
Tipps
- „Sofort“ stellt die Person gleich in die andere Warteschlange; mit einer Uhrzeit landet sie wieder unter „Erwartet“, und der Empfang meldet sie bei der Rückkehr an.
- Das Kontingent zählt einmal pro Besuch, nicht einmal pro Raum.
- Ein Raum ist ein Etikett, kein Datensatz: der Raum des Termins, sonst der Raum der Fachkraft, sonst deren Name. Eine Einzelpraxis trägt gar nichts ein und alles stimmt trotzdem.
Der Wartezimmer-Bildschirm
Ein Bildschirm für den Fernseher im Wartezimmer, ganz ohne Anmeldung: wer gerade aufgerufen wird und wer als Nächstes kommt. Der Empfang erzeugt eine Adresse, die einmal im Browser des Fernsehers geöffnet wird.
Keine zusätzliche Hardware. Der vorhandene Fernseher reicht — kein Ticketdrucker, kein Kiosk, keine Aufrufanlage.
Beim Aufruf erscheint der Name groß, pulsiert eine halbe Minute ruhig und wird angesagt.
- Im Empfang auf „Wartezimmer-Bildschirm“ drücken
- Einschalten und die Adresse kopieren
- Diese Adresse im Browser des Fernsehers öffnen
- Über das Zahnrad den Ton einschalten und die Ansage wählen
Einstellungen der Ansage
Die Toneinstellungen liegen auf dem Bildschirm selbst (Zahnrad), denn welche Stimmen vorhanden sind, hängt an genau diesem Fernseher — und eine Praxis mit zwei Bildschirmen möchte vielleicht, dass einer spricht und der andere nur gongt.
- Modus: Namen vorlesen (Standard) · nur Gong · lautlos
- Formulierung: „Anna M.“ · „Anna M. Raum 3.“ · „Anna M., Sie sind an der Reihe. Raum 3.“
- Stimmlage: weiblich (Standard) oder männlich, oder eine installierte Stimme mit Namen wählen
- Zweimal ansagen: standardmäßig an — die erste Ansage ist die, die man verpasst
Jede Option spielt beim Antippen sofort ein Beispiel ab, so entscheiden Sie nach Gehör.
Tipps
- Browser spielen von sich aus keinen Ton: beim ersten Öffnen muss einmal auf „Ansagen einschalten“ getippt werden. Der Bildschirm sagt das so lange, bis es jemand tut.
- Die Ansagesprache ist die Sprache der Adresse. Die aus dem Panel trägt sie bereits, also liest der Bildschirm die Namen in der Sprache Ihrer Praxis.
- Gesprochen wird mit der Sprachausgabe des Browsers: keine Kosten, und es funktioniert auch bei schwacher Verbindung.
Datenschutz und Rechte
Einen Namen aufzurufen ist zulässig; ihn auf einen öffentlichen Bildschirm zu schreiben, ist eine eigene Entscheidung. Deshalb kürzt die Voreinstellung den Nachnamen auf den Anfangsbuchstaben — „Anna M.“ Alternativen: voller Name oder nur die Position in der Warteschlange.
Der Bildschirm zeigt keine Telefonnummer, keine E-Mail, keinen Besuchsgrund und keine Kennung. Ein Wartezimmer ist ein öffentlicher Ort, und dieser Text ist quer durch den Raum lesbar.
Verwaltet wird er von Inhaberin bzw. Inhaber und Assistenz — er ist Ausstattung des Empfangs. Wer einen Monitor an eine Behandlungsraumtür hängt, kann dieselbe Adresse auf die Warteschlange einer einzigen Fachkraft eingrenzen.
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