Wie können wir Ihnen helfen?

Klicken Sie auf der Startseite auf „Kostenlos testen", legen Sie Ihr Konto an und Sie haben 30 Tage lang Zugriff auf alle Funktionen von Vitena. Während der Testphase ist keine Kreditkarte nötig.

Die meisten sind in weniger als 10 Minuten fertig. Sie tragen Ihre Praxisdaten ein, laden Ihr Logo hoch und können sofort Klientinnen anlegen. Der Einrichtungsassistent führt Sie Schritt für Schritt.

Ja. Sie können CSV- oder Excel-Dateien selbst hochladen; Name, Telefon und E-Mail werden automatisch zugeordnet. Wenn Sie möchten, schicken Sie uns Ihre Dateien und unser Team übernimmt die Migration vollständig für Sie.

Unbegrenzt viele, in jedem Tarif – auch im kostenlosen. Es gibt keine Obergrenze für Klientenakten.

Ja. Über Ihre persönliche öffentliche Seite ist rund um die Uhr Buchung mit Echtzeit-Verfügbarkeit möglich. Bestätigung und Erinnerung werden automatisch verschickt. Online-Buchung ist in jedem Tarif enthalten.

Ja. Sitzungsberichte, Verlaufsberichte und Plandokumente entstehen im eigenen Branding per Klick und lassen sich direkt mit der Klientin teilen.

Gern. Schreiben Sie uns Ihren Wunsch; ein großer Teil der Roadmap entsteht aus dem, was Nutzerinnen tatsächlich brauchen.

Gängige Kredit- und Debitkarten. Die Abrechnung erfolgt monatlich und lässt sich jederzeit kündigen.

Ja, jederzeit. Ein Wechsel gilt sofort, die Abrechnung wird anteilig angepasst.

Ja. Es gibt keine Mindestlaufzeit. Nach der Kündigung fällt Ihr Konto auf den kostenlosen Tarif zurück, statt gesperrt zu werden – Ihre Daten bleiben erhalten.

Ja. Nach jeder Zahlung senden wir Ihnen die Rechnung per E-Mail; sie wird aus der Türkei gestellt, wo Vitena registriert ist. Sind Sie Geschäftskunde in der EU mit gültiger USt-IdNr., wird ohne Umsatzsteuer abgerechnet, und Sie versteuern die Leistung selbst im Reverse-Charge-Verfahren. Soll die Rechnung auf eine bestimmte Firmierung oder Steuernummer lauten, teilen Sie uns das mit.

Ja. Öffnen Sie auf der Seite Einnahmen bei einer Zahlung die Rechnungsansicht und fügen Sie Ihre Rechnung als PDF oder Bild hinzu – alternativ im Tab Dokumente einer Sitzung. Gehört die Zahlung zu einem Termin, erscheint die Rechnung bei jeder Zahlung dieses Termins. Sie bleibt nur für Sie sichtbar, bis Sie „Dem Klienten zeigen“ wählen; danach findet Ihr Klient sie im Portal unter „Meine Rechnungen“. Der Filter „Noch ohne Rechnung“ zeigt Zahlungen, für die Sie noch keine Rechnung hinterlegt haben. Bitte beachten Sie: Vitena stellt diese Rechnungen nicht aus, liest sie nicht, gleicht sie nicht mit den eingenommenen Beträgen ab und haftet nicht für ihren Inhalt. Korrekte Ausstellung, Aufbewahrung und die gesetzlichen Pflichten liegen weiterhin bei Ihnen.

Alle modernen Browser: Chrome, Firefox, Safari und Edge. Eine Installation ist nicht nötig.

Ja. Die Oberfläche ist responsiv und funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone; zusätzlich gibt es eine Android-App.

Ja. Verschlüsselung bei der Übertragung, verschlüsselt gespeicherte Dateien, Hosting in der EU (Frankfurt) und Trennung jedes Betriebs auf Datenbank-Schemaebene.

Ja, sie ist optional. Aktiviert wird sie unter Einstellungen > Betriebseinstellungen > Sicherheit und arbeitet mit den 6-stelligen Codes jeder gängigen Authenticator-App: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password. SMS nutzen wir nicht, weil SIM-Swapping den Code per Kurznachricht unzuverlässig macht. Auch bei der Anmeldung mit Google wird der zweite Schritt abgefragt.

In der Europäischen Union, in der Region Frankfurt von Amazon Web Services (eu-central-1). Anwendung, Datenbank, Dateien und ausgehende E-Mails liegen dort, die Sicherungen bleiben in der EU. Alle eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sind unter vitena.care/data-protection aufgeführt.

Nein. KI-Funktionen sind freiwillig und laufen nur, wenn Sie selbst eine Aufgabe starten: ein Planentwurf, ein Notizentwurf, das Auslesen eines Dokuments. Nichts durchsucht Ihre Akten im Hintergrund, und das Gesendete fließt nicht in das Training von Modellen.

Rund um die Uhr per E-Mail und Chat. Wir melden uns so schnell wie möglich zurück.

Ja. Es gibt eine ausführliche Dokumentation und Anleitungen; für Clinic-Tarife lassen sich Einzelschulungen vereinbaren.

Beides. Neben den 30 Tagen mit allen Funktionen gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif ohne Kreditkarte und ohne Ablaufdatum: Verzeichniseintrag, eigenes öffentliches Profil, Online-Buchung rund um die Uhr, unbegrenzte Klientenakten, bis zu 3 Plätze, Zugang zum Klientenportal und eine einseitige Besuchszusammenfassung als PDF.

Nein. Vitena bedient Ernährungsberatung und Diätetik, Zahnmedizin, Physiotherapie, Psychologie, Kosmetik und Ästhetik, Kinderentwicklung sowie weitere Gesundheits- und Wellnessberufe. Der Kern ist überall gleich; Notiztypen, Formularvorlagen und Fachgebiete richten sich nach dem gewählten Beruf.

Ja. Die Disziplin wird je Behandler festgelegt, nicht je Betrieb – Zahnmedizin, Physiotherapie und Psychologie arbeiten mit einer Klientenliste, einem Kalender und einer Konfiguration, und jede Person sieht den Arbeitsbereich ihres Berufs.

Über das öffentliche Verzeichnis unter vitena.care/find, gefiltert nach Disziplin, Land und Stadt, Fachgebiet, Sprache und Beratungsform. Der Eintrag ist in jedem Tarif kostenlos und jedes Profil ist buchbar. Ihr Profil wird serverseitig erzeugt, sodass auch Suchmaschinen und KI-Assistenten den vollen Inhalt lesen.

Ja, in den Ländern, in denen diese Frage etwas bedeutet. Sie geben an, mit welchen Kostenträgern Sie arbeiten, und wer nach seinem eigenen Schutz filtert, sieht Sie. Die Angabe ist Ihre eigene Auskunft und wird als solche gekennzeichnet – Besucherinnen werden gebeten, ihren Schutz vor der Buchung zu bestätigen.

Ja. Sie bauen Ihren eigenen Leistungskatalog und setzen je Position einen Preis, optional abweichend je Kostenträger und Behandler. Selbstzahlerpreise lassen sich im öffentlichen Profil veröffentlichen; das ist standardmäßig aus und verlangt zwei bewusste Schalter.

Er entwirft. Er schlägt Ernährungspläne aus Vitenas eigenen Rezepten und Zutaten vor und macht aus Stichworten einen sauberen Entwurf im passenden Notiztyp; auf der Website beantwortet ein öffentlicher Assistent Produktfragen schon vor der Anmeldung. Jede Ausgabe landet zur Prüfung in Ihrem Editor – die KI schickt nie etwas an Klientinnen und trifft keine klinische Entscheidung. Die Nutzung wird in Credits gemessen, jeder Tarif hat ein monatliches Kontingent.

Nein. Das Portal läuft über einen privaten Link; Pläne, Dokumente, Verlauf und Besuchshistorie sind ohne Registrierung zugänglich. Das Portal gibt es auch im kostenlosen Tarif.

Ja, automatisch und in der Sprache der Klientin. Jeder Termin löst eine Bestätigung und eine Erinnerung mit dem von Ihnen gewählten Vorlauf aus, dazu einen Hinweis bei Verschiebungen. Sie selbst werden über neue Buchungen informiert, auf Wunsch mit gesprochener Ansage.

Ja. Es gibt drei Rollen: Praxisleitung, Behandler und Assistenz. Die Assistenz verwaltet Termine und Kontaktdaten, ohne klinische Akten zu öffnen. Rechte werden bei jedem Schreibvorgang erneut auf dem Server geprüft.

Die Oberfläche gibt es auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Türkisch, Niederländisch, Ukrainisch und Portugiesisch. E-Mails an Ihre Klientinnen werden in deren Sprache verfasst, nicht in Ihrer.

Vitena ist von Grund auf nach DSGVO gebaut: Verschlüsselung bei der Übertragung, verschlüsselt gespeicherte Dateien, Hosting in der EU (Frankfurt), Trennung je Betrieb auf Schemaebene. Rechtlich sind Sie Verantwortlicher und Vitena Ihr Auftragsverarbeiter; Daten einer Klientin können Sie selbst in wenigen Klicks exportieren oder löschen.

Noch nicht – integrierter Zahlungseinzug ist in Arbeit. Heute nehmen Sie die Zahlung auf Ihrem eigenen Weg entgegen (Überweisung, Kartenterminal, eigener Anbieter) und erfassen sie in der Zahlungsübersicht, die sie mehrwährungsfähig auswertet und als CSV/Excel exportiert.

Ihr Konto wird weder gesperrt noch gelöscht, sondern fällt auf den kostenlosen Tarif zurück. Ihre Daten bleiben, das Vorzimmer läuft weiter, und die übrigen Werkzeuge kehren beim nächsten Upgrade zurück.

Ja. Sie führen die Versicherungen und Vertragspartner auf, mit denen Sie arbeiten, und wer im Verzeichnis sucht, filtert nach der eigenen Kostenübernahme. Jeder Kostenträger kann seinen eigenen vereinbarten Tarif tragen, und bei der Buchung wird angegeben, wer zahlt – so gilt der richtige Preis, ohne dass jemand zweimal fragen muss. Policen werden nicht abgefragt: Angabe und Tarife sind Ihre.

Ja. Sie legen fest, was Sie anbieten, wie lange es dauert und was es kostet – bei Bedarf je Behandelnder und je Kostenträger – und veröffentlichen das als Preisliste in Ihrem öffentlichen Profil, damit Klientinnen vor der Buchung wissen, was sie zahlen. Das bleibt freiwillig: Wenn ein einziges Beratungshonorar Ihre Praxis beschreibt, bleiben Sie dabei.

Nein. Die Empfangsansicht zeigt, wer angekommen ist, wer wartet und wer im Behandlungsraum ist; die Behandelnde ruft mit einem Button die nächste Person auf, und der Bildschirm im Wartezimmer zeigt den Namen und sagt ihn an. Er läuft im Browser des Fernsehers, den Sie ohnehin haben – kein Ticketdrucker, kein Terminal. Wer ohne Termin kommt, ist in rund fünfzehn Sekunden erfasst, und ein Besuch über mehrere Räume wird als ein Besuch geführt.

Ja, als echten Einwilligungsdatensatz und nicht als Formular. Vorlagen sind versioniert und frieren beim Veröffentlichen ein, die Anfrage geht von allein raus, sobald ein Termin für die gekoppelte Leistung feststeht, und die Patientin unterschreibt ohne Anmeldung auf dem eigenen Handy oder in der Praxis auf Ihrem Tablet. Text, Unterschrift und Nachweiskette bleiben als PDF erhalten, das beide Seiten benennt, und ein Widerruf wird als neuer Eintrag geschrieben: Es wird nie etwas bearbeitet oder gelöscht.

Ja. Lassen Sie einen Anmeldebildschirm auf einem beliebigen Tablet, Laptop oder alten Handy neben der Tür geöffnet, oder Patienten melden sich über den Link in der Terminerinnerung vom eigenen Handy an. Sie tippen ihren Nachnamen und bestätigen eine von Ihnen gewählte Angabe: Geburtsdatum, die letzten vier Ziffern der Telefonnummer, die E-Mail-Adresse oder ein Feld, das Ihre Praxis selbst festlegt, etwa eine Ausweisnummer. Es entsteht exakt dieselbe Ankunft, die auch der Empfang einträgt, sodass Empfangsübersicht und Wartezimmerbildschirm in beiden Fällen aktuell sind — und wenn eine Zahlung oder Unterschrift ansteht, schicken Sie trotzdem alle zuerst an den Tresen.

Ja. Man kann fragen, ohne zu buchen und ohne Konto: Die E-Mail-Adresse wird über einen Einmal-Link bestätigt, und das Gespräch landet im Posteingang Ihrer Praxis in Vitena, mit Suche, gespeicherten Antworten und Archiv. Antworten kann, wer am Empfang ist, die Assistenz eingeschlossen. Im kostenlosen Tarif haben Empfangsgespräche ein eigenes Monatskontingent, getrennt von den Terminen.

Wenn Sie möchten, ja. Der KI-Empfang antwortet ausschließlich aus dem, was Ihre Praxis veröffentlicht hat — Öffnungszeiten, Adressen, Team, akzeptierte Kostenträger, Leistungen, veröffentlichte Preise und freie Termine —, im Moment der Antwort nachgeschlagen. Er kann daher keinen unveröffentlichten Preis nennen und nicht veralten. Gesundheitsfragen beantwortet er nie, Termine hält oder verspricht er nie, auf Nachfrage sagt er, dass er eine KI ist, und alles Unsichere übergibt er an einen Menschen. Sie schreiben seinen Ton, geben ihn frei, bevor er ein Wort sagt, und können Antworten als Entwurf belassen.