Was der Empfangskanal ist
Wer Ihre öffentliche Seite ansieht, kann eine Frage stellen, ohne etwas zu buchen und ohne ein Konto anzulegen. Die Frage wird geschrieben, die E-Mail-Adresse über einen Einmal-Link bestätigt, und das Gespräch landet im Posteingang Ihrer Praxis in Vitena.
Das ist bewusst der Empfang, der Fragen entgegennimmt, und keine Chat-App für Patienten mitten in der Behandlung. Deshalb sitzt es neben Ihrer Buchungsseite und nicht in der Akte: Wer schreibt, entscheidet meist noch, ob er überhaupt kommt — nehmen Sie meine Kasse, was kostet das, haben Sie Donnerstagabend etwas frei.
Mit dem Posteingang arbeiten
Der Posteingang ist für die Fragen gebaut, die sich wiederholen, nicht für lange Gespräche.
- Eine neue Frage kommt an — Sie werden per E-Mail und auf dem Handy benachrichtigt
- Gespräch öffnen und antworten, oder eine gespeicherte Antwort einfügen und anpassen
- Erledigte Gespräche als erledigt markieren; sie bleiben durchsuchbar
- Suchen und filtern, wenn dieselbe Person Wochen später wieder schreibt
Tipps
- Speichern Sie eine Antwort für jede Frage, die Sie mehr als zweimal beantworten: Öffnungszeiten, Parken, was der erste Termin kostet
- Ein Gespräch ist keine Patientenakte: Klinisches gehört in die Notizen, nicht hierher
Was enthalten ist
Im kostenlosen Tarif haben Empfangsgespräche ein eigenes monatliches Kontingent, getrennt von den Terminen: Ein Gespräch verbraucht nie Ihr Terminkontingent, und ein Termin verbraucht nie Ihre Gespräche.
Wie bei Buchungen wird eine Nachricht nie abgewiesen. Ist das Kontingent aufgebraucht, werden Name und Kontaktdaten der schreibenden Person im Posteingang maskiert — Sie sehen weiterhin, dass ein echter Mensch wartet —, und beim Upgrade öffnen sich alle wartenden Gespräche auf einmal. Die genauen aktuellen Grenzen stehen im Abschnitt zur fairen Nutzung der AGB.
Den ersten Durchgang dem KI-Empfang überlassen
Sie können einen KI-Empfang einschalten, der diese Nachrichten außerhalb der Sprechzeiten aus dem beantwortet, was Ihre Praxis veröffentlicht hat — Öffnungszeiten, Leistungen, veröffentlichte Preise und freie Termine — und alles Übrige an einen Menschen übergibt. Er ist optional und bleibt aus, bis Sie ihn einschalten.
Wie er eingerichtet wird, was er sagen darf und wo er aufhört, steht im eigenen Artikel zum KI-Empfang.
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