Funktion
Einwilligung mit rechtlich prüfbarer elektronischer Signatur
Senden Sie vor dem Termin eine versionierte Einwilligung. Die Patientin unterschreibt auf dem eigenen Smartphone, ohne Konto und ohne App. Was danach bleibt, ist kein Häkchen: es sind der exakte gelesene Text, der Zeitstempel, die IP-Adresse, der Browser, die Sprache und die Signatur – archiviert als signiertes PDF, das beide Parteien benennt.
Was bei jeder Unterschrift gespeichert wird
Ein Einwilligungsnachweis ist nur so gut wie die Beweise um ihn herum. Nur auf eine Vorlage zu verweisen, ist genau der Fehler, den dieses Design vermeiden soll: Zwei Jahre und drei Änderungen später könnte nichts mehr sagen, welchem Text die Patientin zugestimmt hat. Deshalb wird der Text selbst hineinkopiert.
Der exakte Text
Der vollständige Wortlaut wird beim Unterschreiben in den Nachweis kopiert, nicht referenziert. Ändern Sie die Vorlage später, bleibt der signierte Nachweis unverändert.
Die Vorlagenversion
Welche Version welcher Einwilligungsfamilie gezeigt wurde, damit zwei Nachweise aus verschiedenen Jahren unterscheidbar bleiben.
Beide Parteien, wie sie damals hießen
Die Patientin und der Praxisname, wie die Patientin ihn gesehen hat. Eine Praxis, die sich später umbenennt, kann nicht umschreiben, wozu eine frühere Patientin zugestimmt hat.
Zeitstempel
Der Moment der Signatur, in UTC.
IP-Adresse und Browser
Woher die Signatur kam und auf welchem Gerät sie erfolgte.
Sprache und Methode
In welcher Sprache der Text gelesen wurde und ob die Patientin ihren Namen getippt oder eine Signatur gezeichnet hat.
Die Rechtsgrundlage: Art. 25 eIDAS
Innerhalb der EU stellt Art. 25 eIDAS ausdrücklich klar, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie elektronisch ist. Die Einwilligung ist der Lehrbuchfall der einfachen elektronischen Signatur; eine qualifizierte Signatur (QES) ist dafür nicht erforderlich. Das rechtliche Gewicht ergibt sich aus dem Umfeld der Signatur – deshalb ist der Prüfpfad oben der Kern dieser Funktion und nicht ein Detail davon.
Welche Eingriffe eine schriftliche Einwilligung verlangen und wie lange Nachweise aufzubewahren sind, bestimmen Ihre nationalen und berufsrechtlichen Vorgaben. Vitena entscheidet das nicht für Sie; es gibt Ihnen einen Nachweis, der standhält, wenn Sie einen vorlegen müssen.
So funktioniert es
Einmal formulieren, dauerhaft versionieren
Legen Sie je Eingriff eine Vorlage an, in jeder Sprache, in der Sie arbeiten. Eine Änderung erzeugt eine neue Version; bereits signierte Nachweise bleiben unberührt.
An eine Leistung koppeln
Koppeln Sie eine Einwilligung an eine Behandlung in Ihrem Leistungskatalog – sie geht bei jeder Buchung dieser Behandlung von selbst raus. Niemand muss daran denken.
Die Patientin unterschreibt vor dem Termin
Ein Einmal-Link öffnet einen einzigen Bildschirm: den Text und eine Entscheidungsleiste, die beim Scrollen sichtbar bleibt. Die Zustimmen-Schaltfläche bleibt gesperrt, bis das Ende erreicht ist – bei "informierter Einwilligung" trägt das erste Wort das Gewicht. Ablehnen ist eine echte Antwort, mit einer eigenen Schaltfläche.
Oder auf dem Tablet am Empfang
Laufkundschaft und kurzfristige Änderungen unterschreiben in der Praxis. Wo Ihre Vorgaben oder Ihre Versicherung ein handschriftliches Zeichen verlangen, kann die Vorlage statt eines getippten Namens eine gezeichnete Signatur fordern.
Das signierte PDF wird archiviert
Es benennt beide Parteien, trägt den eingefrorenen Text und den Beweispfad und liegt in der Patientenakte und im Patientenportal. Ein Widerruf wird als neuer Eintrag erfasst, der auf den widerrufenen zeigt – das Original wird nie bearbeitet.
Wer es nutzt
Zahnmedizin
Extraktionen, Implantate, Wurzelbehandlungen, Kieferorthopädie und Anästhesie – Behandlungen, bei denen das unterschriebene Formular vor dem Stuhl nicht optional ist. Koppeln Sie die Einwilligung an die Leistung in Ihrer Preisliste, dann geht sie mit der Buchung raus.
Vitena für ZahnärzteKosmetik und Ästhetik
Injektionen, Laser, Peelings und Permanent Make-up – wo der Nachweis dessen, was vorher erklärt wurde, die Fachkraft ebenso schützt wie die Kundin.
Vitena für KosmetikfachkräftePhysiotherapie
Manuelle Therapie, Dry Needling und Behandlungen mit Körperkontakt, dazu die dauerhafte Einwilligung in die Datenverarbeitung, die jede Praxis braucht.
Vitena für PhysiotherapeutenPsychologie und Beratung
Der Behandlungsvertrag, die Grenzen der Schweigepflicht, Aufzeichnungen und die Einwilligung der Sorgeberechtigten bei Minderjährigen – einmal erfasst und so aufbewahrt, wie sie unterschrieben wurden.
Vitena für PsychologenWas das nicht ist
- Es ist eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS, keine qualifizierte (QES). Verlangt Ihre Rechtsordnung für ein bestimmtes Dokument eine QES, ist dies nicht das Richtige.
- Es ist keine Rechtsberatung, und Vitena formuliert den Einwilligungstext nicht für Sie. Die Vorlagen sind Ihre – in Ihren Worten und nach den Vorgaben Ihrer Berufskammer.
- Es ist keine notarielle Beurkundung, und es ist keine externe Zeitstempelstelle beteiligt. Der Zeitstempel ist Vitenas eigener Eintrag.
Häufige Fragen
Ist eine elektronische Signatur für die Einwilligung rechtsgültig?
In der EU stellt Art. 25 eIDAS ausdrücklich klar, dass einer Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden darf, weil sie elektronisch ist. Die Einwilligung ist der Lehrbuchfall der einfachen elektronischen Signatur; eine qualifizierte ist nicht erforderlich. Das rechtliche Gewicht tragen die Umstände der Signatur – eingefrorener Text, Zeitstempel, IP-Adresse, Browser, Sprache und Methode – und Vitena zeichnet all das auf. Ihre nationalen Vorgaben dazu, welche Eingriffe eine schriftliche Einwilligung verlangen, gelten weiterhin.
Braucht die Patientin ein Konto oder eine App?
Nein. Der Signaturbildschirm öffnet sich über einen Einmal-Link ohne Konto und ohne Passwort auf dem eigenen Smartphone. In der Praxis können Sie auch ein Tablet reichen.
Was passiert, wenn wir den Einwilligungstext später ändern?
Mit bereits signierten Nachweisen passiert nichts. Der vollständige Text wird beim Unterschreiben in jeden Nachweis kopiert; eine Änderung erzeugt also eine neue Version für künftige Signaturen und lässt jede bestehende genau so, wie sie vereinbart wurde.
Kann eine Patientin die Einwilligung widerrufen?
Ja, und das Original wird nie verändert. Ein Widerruf wird als neuer Eintrag erfasst, der auf den widerrufenen zeigt, sodass die Historie sowohl zeigt, wozu zugestimmt wurde, als auch wann widerrufen wurde.
In welchem Tarif ist die Einwilligung enthalten?
Die Einwilligung gehört zum klinischen Arbeitsbereich, den Bezahltarife freischalten; diese lassen sich 30 Tage ohne Karte testen. Vitenas dauerhaft kostenloser Tarif deckt das Vorzimmer ab: Verzeichniseintrag, Online-Buchung, Klientenakten und Klientenportal.
Schluss mit dem Papierformular-Hinterherlaufen
Die Einwilligung ist Teil des klinischen Arbeitsbereichs – zusammen mit Sitzungsnotizen, klinischen Formularen mit automatischer Auswertung und Berichten im eigenen Branding. Testen Sie alles 30 Tage ohne Karte.