Online-Buchungssystem
Das Online-Buchungssystem von Vitena ermöglicht es Ihren Klienten, rund um die Uhr Termine über Ihr personalisiertes Profil zu buchen, das Sie auf Ihrer Website oder in sozialen Medien teilen können. Ihre Termine können sich sogar füllen, während Sie schlafen.
Bei vielen Ernährungsberater-Softwarelösungen ist die Online-Buchung eine kostenpflichtige Zusatzfunktion oder höheren Plänen vorbehalten. Bei Vitena ist das Online-Buchungssystem in allen Plänen enthalten.
Öffentliches Geschäftsprofil
Vitena stellt Ihnen eine öffentliche Profilseite bereit (vitena.care/p/ihr-firmenname). Diese Seite wird von Google und anderen Suchmaschinen indexiert, damit potenzielle Klienten Sie leichter finden.
Ihr Profil zeigt:
- Firmenname, Logo und Beschreibung
- Fachgebiete und Zertifizierungen
- Arbeitszeiten und Standorte
- Detaillierte Teammitglieder-Profile
- Online-Buchungsbutton
- Kontakt- und Social-Media-Links
Verfügbarkeitskalender
Klienten können Ihre Verfügbarkeit in Echtzeit über Ihr öffentliches Profil einsehen. Ihr Wochenplan und Ausnahmetage (Feiertage, Urlaub) werden automatisch berücksichtigt.
- Legen Sie Ihren Arbeitsplan in den Geschäftseinstellungen fest
- Konfigurieren Sie Start- und Endzeiten für jeden Tag
- Fügen Sie Feiertage und freie Tage als Ausnahmen hinzu
- Legen Sie Ihre Präferenzen für Online- oder Vor-Ort-Termine fest
- Veröffentlichen Sie Ihr Profil - Klienten können sofort buchen
Buchungsprozess für Klienten
Wenn ein Klient einen Online-Termin buchen möchte, folgt er diesen Schritten:
- Besucht Ihr öffentliches Profil
- Wählt einen Berater (in Klinikumgebungen)
- Wählt ein verfügbares Datum und eine Uhrzeit
- Wählt vor Ort oder online
- Gibt seine Basisinformationen ein
- Bestätigt den Termin
Nach der Bestätigung wird eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie und den Klienten gesendet. Bei Online-Terminen wird der Meeting-Link automatisch mitgeschickt. Die Buchung erscheint sofort in Ihrem Vitena-Kalender.
Preise und Vorauszahlung
Alles, was eine Klientin oder ein Klient zahlt, legen Sie an einer Stelle fest: in der Preisliste im Menü. In den Profileinstellungen gibt es kein Honorarfeld mehr.
- Preis pro Leistung: der Preis der Praxis und bei Bedarf ein abweichender Preis für einzelne Behandelnde
- Standardleistung für Online-Buchungen: gilt, wenn ohne Auswahl einer Leistung gebucht wird; ihr Preis erscheint als Ihr Honorar auf Ihrer Webseite und im Verzeichnis
- Vorauszahlung: pro Leistung — eine Anzahlung oder der volle Preis, per Überweisung oder per Karte über Vitena. Ein Erstgespräch kann eine Anzahlung verlangen, ein Folgetermin nichts
- Zahlungsfrist: eine Einstellung für die ganze Praxis, über der Preistabelle. Eine nicht rechtzeitig bezahlte Buchung wird storniert und der Termin wieder frei
- Termindauer: Profileinstellungen → Arbeitsplan
Sichtbarkeit des öffentlichen Profils
Sie steuern die Darstellung Ihres öffentlichen Profils in den Geschäftseinstellungen. Es gibt drei Hauptschalter:
- Online-Buchung erlauben: Eingeschaltet: Klienten können vom Profil aus buchen; ausgeschaltet: der Buchungsbutton wird ausgeblendet (das Profil bleibt sichtbar)
- Beraterprofile ein-/ausblenden: In einer Klinikumgebung zeigen oder verbergen Sie die detaillierten Profile aller Berater für Besucher
- Öffentliches Profil veröffentlichen/zurückziehen: Ein Hauptschalter, um das Profil offline oder live zu schalten
Jeder Berater kann zusätzlich in den eigenen Profileinstellungen „Im öffentlichen Profil sichtbar" umschalten — auch wenn das Geschäft live ist, kann eine Person die individuelle Anzeige deaktivieren.
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