Funktionen

Zahlungsübersicht – erfassen, was Sie einnehmen

Einnahmen an einem Ort erfassen, auswerten und für die Buchhaltung exportieren.

Was ist die Inkassoverwaltung?

Das Inkasso-Modul ist für jede Praxis gemacht, um Zahlungen, die sie von Klienten erhält, zu erfassen, zu verfolgen und an die Buchhaltung zu melden.

Wichtiger Hinweis: Vitena nimmt keine Zahlungen entgegen; es erfasst nur die, die Sie selbst kassieren. Klienten zahlen Ihnen bar, per Karte, per Überweisung oder online (z.B. iyzico, Stripe), und Sie fügen einen Eintrag in Vitena hinzu.

Route: /app/collections

Vitena behält keine Provision ein — es zentralisiert nur Ihre erhaltenen Zahlungen und ermöglicht Reporting.

Einen Zahlungseintrag erstellen

Ein Zahlungseintrag enthält folgende Felder:

  • Betrag und Währung: EUR, USD, TRY, GBP
  • Zahlungsmethode: Bar, Karte, Überweisung, Online
  • Status: Ausstehend, Bezahlt, Storniert
  • Datum: Zahlungsdatum
  • Klient-Verknüpfung: Zu welchem Klienten gehört der Eintrag
  • Termin-Verknüpfung (optional): Mit welchem Termin verbunden
  • Notiz: Freitext (Referenznummer, Erinnerung usw.)

Erweiterte Filterung und Suche

Die Listenseite bietet umfassende Filter, um schnell das Gesuchte zu finden:

  • Nach Status (Ausstehend / Bezahlt / Storniert)
  • Nach Zahlungsmethode
  • Nach Klient
  • Nach Zeitraum
  • Nach Währung
  • Suche: In Klientenname, E-Mail oder Notiz
  • Sortierung: Nach Datum, Betrag, Status, Klientenname oder Aktualisierungsdatum
  • Ansichtsmodus: Liste oder Raster
  • Fokusmodus: Filterleiste einklappen für eine ruhigere Arbeitsfläche

Dashboard-Analytics

Das Inkasso-Dashboard visualisiert den Cashflow Ihrer Praxis mit Diagrammen:

  • Zusammenfassung: Gesamtbeträge bezahlt, ausstehend und storniert
  • Tagestrend-Diagramm: Gestapeltes Balkendiagramm mit Bezahlt/Ausstehend/Storniert
  • Verteilung nach Zahlungsmethode: Doughnut-Diagramm nach Methode (Bar-Anteil, Karten-Anteil etc.)
  • Währungsauswahl: Wählen Sie die im Diagramm angezeigte Währung
Sehen Sie Monatsumsatz, offene Beträge und Zahlungsmethodenverteilung mit Diagrammen auf einen Blick.

CSV- und Excel-Export

Mit einem Klick an die Buchhaltung übergeben:

  • CSV: Für den Import in Buchhaltungssoftware (z.B. Quickbooks, Logo)
  • Excel: Für detaillierte Reports und gefilterte Analysen

Wenn Sie Filter setzen, werden nur die gefilterten Einträge exportiert — so erstellen Sie monatliche oder klientenbezogene Reports im Handumdrehen.

Klientenspezifische Zahlungshistorie

Jede Klienten-Detailseite enthält eine eingebettete Inkasso-Komponente. Damit:

  • Sehen Sie jede vom Klienten geleistete Zahlung auf einen Blick
  • Können Sie nach Währung filtern
  • Erhalten Sie sofortige Summen bezahlter und ausstehender Beträge
  • Bewerten Sie die langfristige Beziehung anhand der Zahlungshistorie

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Häufig Gestellte Fragen

Nein. Das Inkasso-Modul ist rein ein Erfassungssystem — keine Zahlungen laufen über Vitena und keine Provision wird einbehalten. Klienten zahlen Ihnen bar, per Karte oder mit dem Zahlungsmittel Ihrer Wahl; Sie tragen den Vorgang einfach in Vitena ein.

Für Einträge stehen vier Methoden zur Verfügung: Bar, Karte, Überweisung, Online. „Online" deckt jedes Online-Zahlungstool wie iyzico, Stripe oder PayPal ab — der tatsächliche Zahlungsfluss erfolgt über dieses Tool, Vitena speichert nur den Eintrag.

Sie sehen Einträge im Status „Ausstehend" über den Listenfilter oder die „Ausstehend"-Kennzahl im Dashboard. Die Inkasso-Komponente auf der Klienten-Detailseite zeigt zudem die offenen Beträge dieses Klienten.

Die CSV-Datei verwendet Standardspalten (Datum, Betrag, Währung, Klient, Status, Methode). Die meisten Buchhaltungstools akzeptieren dieses Format direkt. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften als Referenz.

Häufig Gestellte Fragen

Nein. Das Inkasso-Modul ist rein ein Erfassungssystem — keine Zahlungen laufen über Vitena und keine Provision wird einbehalten. Klienten zahlen Ihnen bar, per Karte oder mit dem Zahlungsmittel Ihrer Wahl; Sie tragen den Vorgang einfach in Vitena ein.

Für Einträge stehen vier Methoden zur Verfügung: Bar, Karte, Überweisung, Online. „Online" deckt jedes Online-Zahlungstool wie iyzico, Stripe oder PayPal ab — der tatsächliche Zahlungsfluss erfolgt über dieses Tool, Vitena speichert nur den Eintrag.

Sie sehen Einträge im Status „Ausstehend" über den Listenfilter oder die „Ausstehend"-Kennzahl im Dashboard. Die Inkasso-Komponente auf der Klienten-Detailseite zeigt zudem die offenen Beträge dieses Klienten.

Die CSV-Datei verwendet Standardspalten (Datum, Betrag, Währung, Klient, Status, Methode). Die meisten Buchhaltungstools akzeptieren dieses Format direkt. Die erste Zeile enthält die Spaltenüberschriften als Referenz.