Funktionen

Terminverwaltung – Terminplanung für Gesundheitsberufe

Termine planen und Ausfälle mit automatischen Erinnerungen deutlich senken.

Intelligente Terminplanung

Ihre Zeit ist Ihre wertvollste Ressource, ganz gleich in welcher Disziplin. Das Terminverwaltungsmodul von Vitena ermöglicht es Ihnen, Termine zu planen, umzuplanen und abzusagen - alles von einem einzigen Bildschirm aus.

Mit automatischen E-Mail-Erinnerungen sinkt die Nichterscheinungsrate Ihrer Klienten deutlich. Sie können die Erinnerungszeit von 5 bis 30 Minuten vor dem Termin anpassen.

Reduzieren Sie die Nichterscheinungsrate mit automatischen Terminerinnerungen.

Termin erstellen

Sie können einen neuen Termin aus der Klientenliste oder aus der Kalenderansicht erstellen.

  1. Gehen Sie im linken Menü zu „Termine"
  2. Klicken Sie auf „Neuer Termin"
  3. Wählen Sie einen Klienten (oder erstellen Sie einen neuen)
  4. Legen Sie Datum, Uhrzeit und Dauer fest
  5. Wählen Sie die Terminart: vor Ort oder online
  6. Bei Vor-Ort-Terminen wählen Sie einen Standort (Büro, Klinik, Home-Office)
  7. Online läuft der Termin über den gewählten Kanal: ein Google-Meet-Link je Termin, Ihr Meetingraum-Link oder ein WhatsApp-, Telegram- oder Telefonanruf
  8. Der Termin wird gespeichert und der Klient bekommt eine E-Mail: mit dem Meeting-Link bei den Link-Kanälen, bei WhatsApp, Telegram und Telefon mit dem Hinweis, dass Sie anrufen

Online-Termine: Kanäle und Teilnahme

Vitena verwaltet Termine vor Ort und online im selben System. Bei Online-Terminen legen Sie unter Profileinstellungen → Online-Termine fest, wie Sie sich treffen: Google Meet (ein eigener Link je Termin, erzeugt von Ihrem verbundenen Google Kalender), Ihr eigener Meetingraum-Link (Zoom, Teams oder ein anderer), WhatsApp-Videoanruf, Telegram-Videoanruf oder ein einfaches Telefonat.

Der Kanal entscheidet, was Klient(inn)en bekommen. Bei den beiden Link-Kanälen erscheint der Link auf der Terminkarte, im Sitzungsbereich, in Bestätigungs- und Erinnerungsmails sowie im Klientenportal. Bei WhatsApp, Telegram und Telefon gibt es gar keinen Link — Sie rufen zum Termin an, und genau das steht auch in den E-Mails.

Schalten Sie so viele Kanäle frei, wie Sie möchten. Bei mehreren wählt die Klientin oder der Klient beim Buchen; sonst gilt Ihr erster Kanal.

Den Google-Meet-Link erzeugt Ihre Google-Kalender-Verbindung pro Termin — dafür muss der Kanal Google Meet eingeschaltet sein.
Tipps
  • Kanäle wählen Sie unter Profileinstellungen → Online-Termine
  • WhatsApp, Telegram und Telefon brauchen die Telefonnummer — anrufen tun Sie
  • Online-Termine nutzen weiterhin denselben Sitzungsbereich: Notizen, Pläne und Berichte bleiben gleich

Automatische Erinnerungen

Vitena sendet automatische Erinnerungs-E-Mails sowohl an Ihre Klienten als auch an Sie. Diese Funktion hilft Ihnen, die Nichterscheinungsrate zu minimieren.

Sie können die Erinnerungszeit anpassen: 5, 10, 15, 20 oder 30 Minuten vorher. Legen Sie den Standard für alle Klienten in den Geschäftseinstellungen fest oder ändern Sie ihn individuell.

Terminkapazität

Vitena bietet eine monatliche Kapazität von 150 Terminen pro Sitzplatz. Das ist für die meisten Fachkräfte mehr als ein voller Kalender. Bei mehreren Sitzplätzen in einer Klinik wird die Kapazität automatisch multipliziert.

Beispiel: Standard-Plan mit 3 Sitzplätzen = 450 Termine pro Monat. Zusätzliche Terminpakete können ebenfalls erworben werden (250 Termine/Paket, 5 €/Monat).

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Häufig Gestellte Fragen

Im Rahmen der Fair-Use-Kontingente stehen Ihnen 150 Termine pro Sitzplatz und Monat zur Verfügung. Das reicht für die meisten Nutzer aus; falls Sie mehr benötigen, können Sie zusätzliche Terminpakete erwerben.

Abgesagte Termine werden erfasst und eine automatische Benachrichtigungs-E-Mail wird an den Klienten gesendet. Abgesagte Termine werden nicht von Ihrem monatlichen Kontingent abgezogen.

Nein. Sie wählen Ihre Kanäle einmalig unter Profileinstellungen → Online-Termine. Den Google-Meet-Link erzeugt Ihr Google Kalender je Termin; der Meetingraum-Link kommt aus Ihren Einstellungen. Bei WhatsApp, Telegram und Telefon gibt es keinen Link — Sie rufen an.

Bei den beiden Link-Kanälen erscheint sie auf der Karte des nächsten Termins, im Session Workspace, in den Termin-E-Mails und im Klientenportal und öffnet den Link in einem neuen Tab. Bei WhatsApp, Telegram und Telefon gibt es keine Schaltfläche — es gibt nichts zu öffnen, Sie rufen an.

Häufig Gestellte Fragen

Im Rahmen der Fair-Use-Kontingente stehen Ihnen 150 Termine pro Sitzplatz und Monat zur Verfügung. Das reicht für die meisten Nutzer aus; falls Sie mehr benötigen, können Sie zusätzliche Terminpakete erwerben.

Abgesagte Termine werden erfasst und eine automatische Benachrichtigungs-E-Mail wird an den Klienten gesendet. Abgesagte Termine werden nicht von Ihrem monatlichen Kontingent abgezogen.

Nein. Sie wählen Ihre Kanäle einmalig unter Profileinstellungen → Online-Termine. Den Google-Meet-Link erzeugt Ihr Google Kalender je Termin; der Meetingraum-Link kommt aus Ihren Einstellungen. Bei WhatsApp, Telegram und Telefon gibt es keinen Link — Sie rufen an.

Bei den beiden Link-Kanälen erscheint sie auf der Karte des nächsten Termins, im Session Workspace, in den Termin-E-Mails und im Klientenportal und öffnet den Link in einem neuen Tab. Bei WhatsApp, Telegram und Telefon gibt es keine Schaltfläche — es gibt nichts zu öffnen, Sie rufen an.