Voor professionals die in Türkiye praktijk voeren
KVKK en de verwerkersovereenkomst
Türkiye ligt buiten de Europese Unie en Wet nr. 6698 inzake de bescherming van persoonsgegevens (KVKK) is een apart regime met eigen regels. Houdt u in Vitena dossiers over uw cliënten bij, dan bent u de verwerkingsverantwoordelijke en is Vitena uw verwerker. Deze pagina behandelt de overeenkomst tussen ons, hoe gezondheidsgegevens worden behandeld en wat het betekent dat de gegevens in het buitenland staan.
Wat niet per land verschilt — de locatie van de servers, de subverwerkerslijst, export en verwijdering — staat in het overzicht gegevensbescherming. Voert u praktijk in de EU? Zie AVG.
Wie is verwerkingsverantwoordelijke, wie verwerker
U bepaalt welke cliënten u vastlegt, wat u noteert en hoe lang u het bewaart, waardoor u de verwerkingsverantwoordelijke bent onder art. 3 KVKK. Vitena verwerkt die gegevens uitsluitend in uw opdracht en gebruikt ze niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en traint er geen AI-modellen mee — het is dus verwerker. De verantwoordelijkheid die de wet toewijst blijft bij u; ons werk is u de tools en de overeenkomst te geven om die na te komen.
Er is één uitzondering. Voor uw openbare profiel in de gids en voor de gegevens die iemand invult bij het boeken voordat die persoon uw cliënt is, is Vitena zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke — dat is de marktplaatskant van het product. Alles binnen uw werkruimte valt onder de verwerkerskant.
De verwerkersovereenkomst
Art. 12 KVKK maakt verwerkingsverantwoordelijke en verwerker gezamenlijk verantwoordelijk voor de verplichtingen rond gegevensbeveiliging, wat in de praktijk een schriftelijke overeenkomst tussen u vereist. Vitena biedt er een: het onderwerp en de duur van de verwerking, de categorieën gegevens en betrokkenen, de geheimhoudingsplicht, de genomen technische en organisatorische maatregelen, regels over subverwerkers, hulp bij verzoeken van betrokkenen, teruggave of verwijdering van gegevens aan het einde, en auditrechten.
Zo vraagt u hem aan: mail naar info@vitena.care met de naam waaronder u praktijk voert, dan komen wij bij u terug over de overeenkomst. Er zijn geen kosten aan verbonden en ze geldt ook op het gratis abonnement.
Bijzondere categorieën persoonsgegevens (art. 6)
Het meeste van wat u vastlegt — gezondheidsinformatie, diagnoses, metingen, behandelgeschiedenis — is bijzonder persoonsgegeven onder art. 6 KVKK en geniet zwaardere bescherming. Gezondheidsgegevens mogen zonder uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene worden verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht of door bevoegde instellingen; bepalen welk geval op uw praktijk van toepassing is, is aan u als verwerkingsverantwoordelijke.
Vitena's rol is dat verdedigbaar maken: een eigen databaseschema per praktijk, roltoegang zodat een assistent geen klinische notities ziet, een audittrail op toestemmingsverklaringen en — waar schriftelijke toestemming vereist is — informed consent met versiebeheer en elektronische handtekening.
De informatieplicht (art. 10)
Uw cliënten informeren over wie hun gegevens verwerkt en met welk doel is uw verplichting — Vitena neemt die niet van u over. Wat we wel geven is de plek om eraan te voldoen: de teksten in het cliëntportaal en in de toestemmingsflow zijn van u, u kunt uw eigen informatieclausule als toestemmingssjabloon vastleggen, met de boeking meesturen en de ondertekende versie in het dossier bewaren.
Uw gegevens staan in het buitenland
Laten we duidelijk zijn: uw gegevens staan niet in Türkiye. Cliëntdossiers, notities, bestanden en toestemmingsverklaringen worden opgeslagen binnen de Europese Unie, in de AWS-regio Frankfurt (eu-central-1). Onder art. 9 KVKK is dat een doorgifte naar het buitenland, en de grondslag daarvoor moet u als verwerkingsverantwoordelijke vaststellen — doorgaans een verbintenis of modelcontract, of de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene. De verwerkersovereenkomst die wij bieden ondersteunt die kant.
De vestigingsplaats van het bedrijf en de locatie van de gegevens zijn twee verschillende dingen: Vitena wordt geëxploiteerd door Ahmet Çakıl, een in Türkiye geregistreerd bedrijf (Kartal tepe mh. Kılıçaslan cd. 11/22 Merkez, Karabük 78100, Türkiye), dat u factureert. De servers staan in de EU. Beide zijn tegelijk waar.
Wat we niet beweren
- VERBİS: of u zich moet registreren hangt af van uw personeelsaantal en uw jaarlijkse balanstotaal. Dat is een beoordeling van de verwerkingsverantwoordelijke; wij kunnen die niet voor u maken en zeggen niet dat het "niet van toepassing" is.
- Dit is geen juridisch advies. Wij schrijven uw informatieclausule of uw toestemmingsteksten niet; de sjablonen zijn van u.
- Er is geen e-SMM- of e-factuurintegratie. Vitena registreert de betalingen die u int; het maakt de bon niet op.
Vragen en verzoeken
Verzoeken om de overeenkomst, bezwaren tegen subverwerkers en KVKK-vragen gaan allemaal naar hetzelfde adres: info@vitena.care. Gerelateerde pagina's: de subverwerkerslijst en hosting, beveiliging en privacy, en het privacybeleid.