Hoe kunnen wij u helpen?

Klik op de homepage op "Gratis proberen", maak je account aan en je hebt 30 dagen toegang tot alle functies van Vitena. Tijdens de proefperiode is geen creditcard nodig.

De meesten zijn binnen 10 minuten klaar. Je vult je praktijkgegevens in, uploadt je logo en kunt direct cliënten toevoegen. De setupwizard leidt je stap voor stap.

Ja. Je kunt zelf CSV- of Excelbestanden uploaden; naam, telefoon en e-mail worden automatisch gekoppeld. Wil je liever niet zelf, stuur ons je bestanden en ons team verzorgt de migratie volledig.

Onbeperkt, in elk plan, ook het gratis plan. Er is geen maximum aan cliëntdossiers.

Ja. Via je eigen openbare pagina kan er 24/7 geboekt worden met realtime beschikbaarheid. Bevestiging en herinnering gaan automatisch. Online boeken zit in elk plan.

Ja. Sessierapporten, voortgangsrapporten en plandocumenten maak je met één klik in je eigen huisstijl en deel je direct met je cliënt.

Graag. Laat het ons weten; een groot deel van de roadmap komt voort uit wat gebruikers echt nodig hebben.

Gangbare creditcards en debitcards. De facturatie is maandelijks en op elk moment opzegbaar.

Ja, op elk moment. Een wissel gaat direct in en de facturatie wordt naar rato aangepast.

Ja. Er is geen minimale looptijd. Na opzegging valt je account terug naar het gratis plan in plaats van geblokkeerd te worden; je gegevens blijven bewaard.

Ja. Na elke betaling mailen we je de factuur, uitgereikt vanuit Türkiye waar Vitena is ingeschreven. Ben je een zakelijke klant in de EU met een geldig btw-nummer, dan wordt de factuur zonder btw opgemaakt en verleg je de btw zelf (verleggingsregeling). Moet de factuur op een specifieke bedrijfsnaam of nummer staan, laat het ons weten.

Ja. Open op het scherm Betalingen het factuurpaneel van een betaling en voeg je factuur toe als pdf of afbeelding, of doe dat via het tabblad Documenten van een sessie. Hoort de betaling bij een afspraak, dan zie je de factuur bij elke betaling van die afspraak. Alleen jij ziet de factuur, tot je kiest voor ‘Tonen aan cliënt’; daarna vindt je cliënt hem in het portaal onder ‘Mijn facturen’. Met het filter ‘Nog zonder factuur’ zie je welke betalingen nog geen factuur hebben. Let op: Vitena maakt deze facturen niet op, leest ze niet, vergelijkt ze niet met de ontvangen bedragen en is niet verantwoordelijk voor de inhoud. Correct opmaken, bewaren en de wettelijke verplichtingen blijven jouw verantwoordelijkheid.

Alle moderne browsers: Chrome, Firefox, Safari en Edge. Installeren hoeft niet.

Ja. De interface is responsief en werkt op desktop, tablet en telefoon; daarnaast is er een Android-app.

Ja. Versleuteling tijdens transport, versleutelde bestandsopslag, hosting in de EU (Frankfurt) en scheiding van elke praktijk op databaseschemaniveau.

Ja, het is optioneel. Je zet het aan via Instellingen > Bedrijfsinstellingen > Beveiliging en het werkt met de 6-cijferige codes van elke gangbare authenticator-app: Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Authy, 1Password. Sms gebruiken we niet, omdat simswap een code per sms onbetrouwbaar maakt. Ook als je met Google inlogt, wordt de tweede stap gevraagd.

In de Europese Unie, in de regio Frankfurt van Amazon Web Services (eu-central-1). Applicatie, database, bestanden en uitgaande e-mail staan daar, en de back-ups blijven in de EU. Alle subverwerkers die we inzetten staan op vitena.care/data-protection.

Nee. AI-functies zijn optioneel en draaien alleen als je zelf een taak start: een conceptplan, een conceptnotitie, het uitlezen van een document. Er draait niets op de achtergrond door je dossiers en wat er verstuurd wordt, wordt niet gebruikt om modellen te trainen.

Dag en nacht via e-mail en chat. We reageren zo snel mogelijk.

Ja. Er is uitgebreide documentatie en uitleg; voor Clinic-plannen kunnen individuele trainingen worden ingepland.

Allebei. Naast de proefperiode van 30 dagen met alle functies is er een gratis plan voor altijd zonder creditcard en zonder einddatum: vermelding in de gids, je eigen openbare profiel, 24/7 online boeken, onbeperkt cliëntdossiers, tot 3 plekken, toegang tot het cliëntportaal en een bezoeksamenvatting van één pagina als PDF.

Nee. Vitena bedient diëtisten en voedingsdeskundigen, tandartsen, fysiotherapeuten, psychologen, schoonheids- en esthetiekprofessionals, specialisten kinderontwikkeling en andere zorg- en welzijnsprofessionals. De kern is voor iedereen gelijk; notitietypen, formuliersjablonen en specialismen passen zich aan het gekozen beroep aan.

Ja. De discipline wordt per behandelaar ingesteld, niet per bedrijf, dus een tandarts, een fysiotherapeut en een psycholoog werken met één cliëntenlijst, één agenda en één set instellingen, ieder met de werkruimte die het eigen beroep nodig heeft.

Via de openbare gids op vitena.care/find, waar bezoekers filteren op discipline, land en stad, specialisme, taal en consultvorm. Je vermelding is gratis in elk plan en elk profiel is boekbaar. Je profiel wordt server-side gegenereerd, dus ook zoekmachines en AI-assistenten lezen de volledige inhoud.

Ja, in de landen waar die vraag betekenis heeft. Je geeft aan met welke organisaties je werkt, en wie op de eigen dekking filtert ziet jou. De informatie is je eigen opgave en wordt zo gemarkeerd: bezoekers wordt gevraagd hun dekking te bevestigen vóór het boeken.

Ja. Je bouwt je eigen dienstencatalogus en zet per item een prijs, desgewenst verschillend per organisatie en per behandelaar. Zelfbetaalprijzen kun je op je openbare profiel publiceren; dat staat standaard uit en vraagt twee bewuste schakelaars.

Hij schrijft concepten. Hij stelt voedingsplannen voor uit Vitena's eigen recepten en ingrediënten en maakt van ruwe aantekeningen een schoon concept in het juiste notitietype; op de website beantwoordt een openbare assistent productvragen nog vóór je aanmelding. Elke uitvoer belandt ter controle in je editor: de AI stuurt nooit iets naar een cliënt en neemt geen klinische beslissingen. Gebruik wordt in tegoeden gemeten en elk plan heeft een maandelijks tegoed.

Nee. Het portaal werkt met een privélink, dus ze openen hun plannen, documenten, voortgang en bezoekgeschiedenis zonder zich ergens te registreren. Het portaal zit ook in het gratis plan.

Ja, automatisch en in de taal van de cliënt. Elke afspraak levert een bevestiging en een herinnering op met de voorsprong die jij kiest, plus een bericht als de afspraak verschuift. Jij wordt ook op de hoogte gebracht van nieuwe boekingen, desgewenst met een gesproken melding.

Ja. Er zijn drie rollen: Praktijkbeheerder, Behandelaar en Assistent. De assistent beheert afspraken en contactgegevens zonder klinische dossiers te openen. Rechten worden bij elke schrijfactie opnieuw op de server gecontroleerd.

De interface is beschikbaar in het Nederlands, Engels, Spaans, Turks, Duits, Oekraïens en Portugees. E-mails aan je cliënten worden in de taal van de cliënt geschreven, niet in die van jou.

Vitena is vanaf de basis op de AVG gebouwd: versleuteling tijdens transport, versleutelde bestandsopslag, hosting in de EU (Frankfurt) en scheiding per praktijk op databaseschemaniveau. Juridisch ben jij verwerkingsverantwoordelijke en Vitena je verwerker; de gegevens van een cliënt exporteer of verwijder je zelf in een paar klikken.

Nog niet: geïntegreerde betaalinning is in ontwikkeling. Vandaag int je op je eigen manier (overboeking, pinautomaat, je eigen provider) en registreer je het in het incasso-overzicht, dat het volgt en rapporteert met meerdere valuta en CSV/Excel-export.

Je account wordt niet bevroren of verwijderd, maar valt terug naar het gratis plan. Je gegevens blijven, de balie blijft werken en de overige tools komen terug zodra je weer upgradet.

Ja. U somt de verzekeraars en gecontracteerde organisaties op waarmee u werkt, en wie in de gids zoekt filtert op de eigen dekking. Elke betaler kan een eigen afgesproken tarief dragen, en bij het boeken wordt aangegeven wie betaalt, zodat de juiste prijs geldt zonder dat iemand het twee keer hoeft te vragen. Polissen worden niet opgevraagd: de opgave en de tarieven zijn van u.

Ja. U legt vast wat u aanbiedt, hoe lang het duurt en wat het kost, zo nodig per behandelaar en per betaler, en publiceert dat als prijslijst op uw openbare profiel, zodat de cliënt vóór het boeken weet wat hij betaalt. Het blijft optioneel: beschrijft één consulttarief uw praktijk, blijf dat dan gebruiken.

Nee. Het balieoverzicht laat zien wie er is, wie wacht en wie in de kamer zit; de behandelaar roept de volgende met één knop, en het scherm in de wachtkamer toont de naam en zegt hem hardop. Het draait in de browser van de televisie die u al heeft, dus geen ticketprinter en geen zuil. Iemand zonder afspraak is in een seconde of vijftien geregistreerd, en een bezoek dat langs meerdere kamers gaat, wordt als één bezoek gevolgd.

Ja, als een echt toestemmingsdossier en niet als formulier. Sjablonen zijn versiebeheerd en liggen na publicatie vast, het verzoek gaat vanzelf de deur uit zodra een afspraak voor de gekoppelde dienst vaststaat, en de patiënt tekent zonder inloggen op de eigen telefoon of in de praktijk op uw tablet. De ondertekende tekst, de handtekening en het bewijsspoor blijven bewaard als pdf die beide partijen noemt, en een intrekking wordt als nieuwe regel geschreven: er wordt nooit iets bewerkt of verwijderd.

Ja. Laat een aanmeldscherm openstaan op een willekeurige tablet, laptop of oude telefoon bij de deur, of laat patiënten zich vanaf hun eigen telefoon aanmelden via de herinneringsmail. Ze typen hun achternaam en bevestigen één gegeven dat jij kiest: geboortedatum, de laatste vier cijfers van het telefoonnummer, het e-mailadres of een veld dat je praktijk zelf bepaalt, bijvoorbeeld een identiteitsnummer. Het levert precies dezelfde aankomst op als de receptie zou afvinken, dus het baliescherm en het wachtkamerscherm lopen hoe dan ook bij — en staat er een betaling of handtekening open, dan stuur je iedereen alsnog eerst langs de balie.

Ja. Je kunt vragen zonder te boeken en zonder account: het e-mailadres wordt bevestigd met een eenmalige link en het gesprek komt in de inbox van je praktijk in Vitena, met zoeken, opgeslagen antwoorden en archief. Wie aan de balie staat kan antwoorden, ook de assistent. Op het gratis abonnement hebben receptiegesprekken hun eigen maandtegoed, los van afspraken.

Desgewenst wel. De AI-receptionist antwoordt alleen op basis van wat je praktijk heeft gepubliceerd — openingstijden, adressen, team, geaccepteerde verzekeraars, behandelingen, gepubliceerde prijzen en vrije momenten — opgezocht op het moment van antwoorden, dus hij kan geen ongepubliceerde prijs noemen en niet verouderen. Hij beantwoordt nooit een gezondheidsvraag, houdt of belooft nooit een afspraak, zegt desgevraagd dat hij een AI is en geeft alles waar hij niet zeker van is aan een mens. Jij schrijft zijn toon, keurt hem goed voordat hij iets zegt en kunt antwoorden als concept laten staan.