Functie
Informed consent met juridisch controleerbare e-handtekening
Stuur vóór het bezoek een toestemmingsformulier met versiebeheer. De cliënt tekent op de eigen telefoon, zonder account en zonder app. Wat u daarna bewaart is geen vinkje: het is de exacte tekst die is gelezen, het tijdstip, het IP-adres, de browser, de taal en de handtekening – gearchiveerd als een ondertekende pdf die beide partijen noemt.
Wat er bij elke handtekening wordt bewaard
Een toestemmingsverklaring is zo sterk als het bewijs eromheen. Alleen naar een sjabloon verwijzen is precies de fout die dit ontwerp wil voorkomen: twee jaar en drie bewerkingen later zou niets meer kunnen zeggen welke tekst de cliënt heeft geaccepteerd. Daarom wordt de tekst zelf erin gekopieerd.
De exacte tekst
De volledige tekst wordt bij ondertekening in het dossier gekopieerd, niet als verwijzing. Past u het sjabloon later aan, dan verandert de ondertekende verklaring niet.
De sjabloonversie
Welke versie van welke toestemmingsfamilie is getoond, zodat twee verklaringen uit verschillende jaren onderscheidbaar blijven.
Beide partijen, zoals ze toen heetten
De cliënt en de praktijknaam zoals de cliënt die zag. Een praktijk die later van naam verandert, kan niet herschrijven waarmee een eerdere cliënt heeft ingestemd.
Tijdstempel
Het moment waarop is getekend, in UTC.
IP-adres en browser
Waar de handtekening vandaan kwam en op welk apparaat die is gezet.
Taal en methode
In welke taal de tekst is gelezen en of de cliënt de naam heeft getypt of een handtekening heeft getekend.
De juridische basis: art. 25 eIDAS
Binnen de EU is art. 25 eIDAS expliciet: aan een elektronische handtekening mag rechtsgevolg en bewijskracht niet worden ontzegd uitsluitend omdat die elektronisch is. Informed consent is het schoolvoorbeeld van de gewone elektronische handtekening; een gekwalificeerde handtekening (QES) is er niet voor nodig. Het juridische gewicht komt van wat de handtekening omringt – daarom is het audittrail hierboven de kern van deze functie en niet een detail ervan.
Welke behandelingen schriftelijke toestemming vereisen en hoe lang dossiers bewaard moeten blijven, bepalen uw nationale en beroepsregels. Vitena beslist dat niet voor u; het geeft u een dossier dat standhoudt wanneer erom wordt gevraagd.
Hoe het werkt
Schrijf de toestemming één keer, versiebeheer voor altijd
Maak per behandeling een sjabloon, in elke taal waarin u werkt. Bewerken maakt een nieuwe versie; al ondertekende verklaringen blijven ongemoeid.
Koppel het aan een dienst
Koppel een toestemming aan een behandeling in uw dienstenoverzicht en die gaat vanzelf mee zodra die behandeling wordt geboekt. Niemand hoeft eraan te denken.
De cliënt tekent voordat die binnenkomt
Een eenmalige link opent één scherm: de tekst en een beslisbalk die in beeld blijft tijdens het scrollen. De akkoordknop blijft dicht tot het einde is bereikt – bij "informed consent" draagt het eerste woord het gewicht. Weigeren is een echt antwoord, met een eigen knop.
Of op een tablet aan de balie
Inloop en last-minute wijzigingen tekenen in de praktijk. Waar uw regels of uw verzekeraar een handgeschreven teken willen, kan het sjabloon een getekende handtekening eisen in plaats van een getypte naam.
De ondertekende pdf wordt gearchiveerd
Hij noemt beide partijen, bevat de bevroren tekst en het bewijsspoor en staat in het cliëntdossier en in het portaal. Intrekking wordt vastgelegd als een nieuwe vermelding die verwijst naar de ingetrokken verklaring – het origineel wordt nooit bewerkt.
Wie het gebruikt
Tandheelkunde
Extracties, implantaten, wortelkanaalbehandelingen, orthodontie en anesthesie – behandelingen waarbij een ondertekend formulier vóór de stoel niet optioneel is. Koppel de toestemming aan de behandeling in uw prijslijst en die gaat mee met de boeking.
Vitena voor tandartsenBeauty en esthetiek
Injectables, laser, peelings en permanente make-up, waar het vastleggen van wat vooraf is uitgelegd de behandelaar net zo goed beschermt als de cliënt.
Vitena voor schoonheidsspecialistenFysiotherapie
Manuele therapie, dry needling en behandelingen met fysiek contact, plus de doorlopende toestemming voor gegevensverwerking die elke praktijk nodig heeft.
Vitena voor fysiotherapeutenPsychologie en counseling
Het behandelcontract, de grenzen van de geheimhouding, opnames en toestemming van een ouder of voogd bij een minderjarige – één keer vastgelegd en bewaard zoals ondertekend.
Vitena voor psychologenWat dit niet is
- Het is een gewone elektronische handtekening onder eIDAS, geen gekwalificeerde (QES). Eist uw jurisdictie voor een specifiek document een QES, dan is dit dat niet.
- Het is geen juridisch advies, en Vitena schrijft de tekst van de toestemming niet voor u. De sjablonen zijn van u: in uw woorden en volgens de eisen van uw beroepsvereniging.
- Het is geen notariële akte, en er zit geen externe tijdstempelautoriteit in de keten. Het tijdstempel is Vitena’s eigen registratie.
Veelgestelde vragen
Is een elektronische handtekening juridisch geldig voor informed consent?
In de EU is art. 25 eIDAS expliciet: aan een handtekening mag rechtsgevolg niet worden ontzegd enkel omdat die elektronisch is. Informed consent is het schoolvoorbeeld van de gewone elektronische handtekening; een gekwalificeerde is niet nodig. Het juridische gewicht ligt bij wat de handtekening omringt – de bevroren tekst, het tijdstip, het IP-adres, de browser, de taal en de methode – en Vitena legt dat allemaal vast. Uw nationale regels over welke behandelingen schriftelijke toestemming vereisen blijven gelden.
Heeft de cliënt een account of app nodig?
Nee. Het ondertekenscherm opent via een eenmalige link zonder account en zonder wachtwoord, op de eigen telefoon van de cliënt. In de praktijk kunt u ook een tablet aanreiken.
Wat gebeurt er als we de toestemmingstekst later aanpassen?
Met al ondertekende verklaringen gebeurt niets. De volledige tekst wordt bij ondertekening in elke verklaring gekopieerd, dus een bewerking maakt een nieuwe versie voor toekomstige handtekeningen en laat elke bestaande precies zoals die is overeengekomen.
Kan een cliënt toestemming intrekken?
Ja, en het origineel wordt nooit gewijzigd. Een intrekking wordt vastgelegd als een nieuwe vermelding die verwijst naar de ingetrokken verklaring, zodat de historie zowel toont waarmee is ingestemd als wanneer dat is ingetrokken.
Welk abonnement bevat informed consent?
Toestemming hoort bij de klinische werkruimte die betaalde abonnementen ontsluiten, en die zijn 30 dagen zonder kaart te proberen. Het permanente gratis abonnement van Vitena dekt de frontoffice: vermelding in de gids, online boeken, cliëntdossiers en het cliëntportaal.
Stop met het achterna zitten van papieren formulieren
Toestemming zit in de klinische werkruimte, naast sessienotities, klinische formulieren met automatische scoring en rapporten met uw huisstijl. Probeer het geheel 30 dagen zonder kaart.