Voor professionals die Vitena gebruiken
Gegevensverwerking, hosting en subverwerkers
Als u Vitena gebruikt om dossiers over uw cliënten bij te houden, bent u de verwerkingsverantwoordelijke van die gegevens en is Vitena uw verwerker. Deze pagina behandelt wat overal geldt waar u praktijk voert: waar de gegevens fysiek staan, wie er verder bij komt en wat onder uw controle blijft. Wat per land verschilt — welke overeenkomst geldt en hoe gezondheidsgegevens worden behandeld — staat op de pagina van uw regime, hieronder gelinkt.
Wie is wie
U bepaalt welke cliënten u vastlegt, wat u over hen noteert en hoe lang u dat bewaart, dus bent u verwerkingsverantwoordelijke volgens art. 4(7) AVG. Vitena bewaart en verwerkt die gegevens uitsluitend in uw opdracht en voor geen enkel ander doel, en is daarmee verwerker volgens art. 4(8). Vitena gebruikt uw klinische gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om AI-modellen te trainen.
Er is één deel van het platform waar de rollen anders liggen. Uw openbare profiel in de gids, en de gegevens die iemand invult bij het boeken van een afspraak voordat die persoon uw cliënt is, verwerkt Vitena als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke – dat is de marktplaatskant van het product. Alles binnen uw werkruimte valt onder de verwerkerskant.
Welke regels op u van toepassing zijn
Kies het regime waaronder u praktijk voert. Elke pagina bevat de overeenkomst die Vitena onder die wet aanbiedt, hoe bijzondere gezondheidsgegevens worden behandeld en de regels over doorgifte naar het buitenland.
AVG — Europese Unie en EER
De verwerkersovereenkomst uit art. 28 en de eigen rechten van uw cliënten. Dit is het document dat in Duitsland Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) heet, in Nederland verwerkersovereenkomst en in Spanje contrato de encargado del tratamiento — één wet, vier namen.
AVG en de art. 28-overeenkomstKVKK — Türkiye
Türkiye ligt buiten de EU en Wet nr. 6698 is een apart regime met eigen regels over bijzondere gegevens, de informatieplicht, uitdrukkelijke toestemming en doorgifte naar het buitenland.
KVKK en de verwerkersovereenkomstHIPAA (Verenigde Staten): Vitena bedient de Amerikaanse markt momenteel niet, treedt niet op als Business Associate en tekent geen BAA's. Verwerkt u Protected Health Information onder HIPAA, dan is Vitena daar vandaag niet het juiste gereedschap voor. Dat zeggen we liever dan te suggereren dat we een compliance hebben die we niet hebben.
Waar uw gegevens worden opgeslagen
Alle cliëntdossiers, afspraken, notities, formulieren, toestemmingsverklaringen en geüploade bestanden worden opgeslagen in de Europese Unie, in de Frankfurt-regio van Amazon Web Services (eu-central-1). Elke praktijk heeft een eigen, geïsoleerd databaseschema. Gegevens worden versleuteld tijdens transport (TLS) en in rust, en back-ups blijven in dezelfde regio.
Vestigingsplaats en gegevenslocatie zijn twee verschillende dingen
Vitena wordt geëxploiteerd door Ahmet Çakıl, een in Türkiye geregistreerd bedrijf (Kartal tepe mh. Kılıçaslan cd. 11/22 Merkez, Karabük 78100, Türkiye). Dat is wie u factureert en wat in onze algemene voorwaarden staat. Het is niet waar uw gegevens staan: de servers staan in Frankfurt, binnen de EU, zoals hierboven beschreven. Beide feiten zijn tegelijk waar en het ene vervangt het andere niet. Türkiye staat niet op de adequaatheidslijst van de Europese Commissie, dus elke toegang vanaf de kant van de exploitant valt onder de verwerkersovereenkomst en de modelcontractbepalingen, niet onder een adequaatheidsbesluit.
Subverwerkers
Dit zijn de derden die namens Vitena gegevens mogen verwerken. De lijst wordt actueel gehouden; u wordt geïnformeerd voordat een nieuwe subverwerker wordt toegevoegd en u kunt bezwaar maken.
| Subverwerker | Waarvoor gebruikt | Verwerkingslocatie |
|---|---|---|
| Amazon Web Services EMEA SARL | Hosting: applicatieservers, database, bestandsopslag en contentlevering | Europese Unie – Frankfurt (eu-central-1) |
| Amazon SES (AWS) | Transactionele e-mail: afspraakbevestigingen, herinneringen, portaallinks, accountmeldingen | Europese Unie – Frankfurt (eu-central-1) |
| Amazon Rekognition (AWS) | Automatische moderatie van afbeeldingen die naar openbare profielen worden geüpload. Klinische bestanden worden niet verstuurd | Europese Unie – Frankfurt (eu-central-1) |
| OpenAI, L.L.C. | AI-functies, alleen wanneer de professional er bewust een start (conceptplan, conceptnotitie, document lezen) | Verenigde Staten – modelcontractbepalingen |
| Groq, Inc. | Reserveaanbieder voor dezelfde AI-functies als de primaire aanbieder niet beschikbaar is | Verenigde Staten – modelcontractbepalingen |
| Google Ireland Ltd. | Agendasynchronisatie – alleen voor professionals die hun eigen Google Agenda koppelen | Europese Unie |
Over de AI-functies: ze draaien nooit vanzelf. Een AI-aanbieder ziet inhoud alleen wanneer u bewust een AI-actie start: een voedingsplan opstellen, een sessienotitie opstellen of een door u toegevoegd document laten lezen. Gebruikt u die functies nooit, dan bereiken er geen cliëntgegevens een AI-aanbieder. Geen van beide aanbieders traint modellen met inhoud die via de API wordt verstuurd. Wilt u helemaal geen AI gebruiken, dan werkt het hele product ook zonder.
De controle over uw gegevens houden
- Export: u kunt uw cliëntgegevens zelf exporteren, op elk moment, zonder het te hoeven vragen.
- Verwijdering: het recht op vergetelheid van een cliënt kunt u vanuit uw werkruimte uitvoeren, met een verwijderingscertificaat als bewijs.
- Toegangsbeheer: de rollen Beheerder, Behandelaar en Assistent bepalen wie in uw team wat ziet.
- Als u vertrekt: aan het einde van het contract worden uw gegevens teruggegeven of verwijderd, naar uw keuze.
- Incidenten: u wordt zonder onnodige vertraging geïnformeerd als een inbreuk uw gegevens raakt, met wat op dat moment bekend is, zodat u uw eigen 72-uursplicht kunt nakomen.
Vragen en verzoeken
Vragen over gegevensbescherming, verzoeken om de overeenkomst en bezwaren tegen subverwerkers gaan allemaal naar hetzelfde adres: info@vitena.care. Verder lezen: beveiliging en privacy, het privacybeleid en de algemene voorwaarden.