Bescherming van gezondheidsgegevens
Als platform gericht op de gezondheidszorg begrijpen wij het cruciale belang van de bescherming van gevoelige gezondheidsinformatie. Wij implementeren strikte beveiligingsmaatregelen en voldoen aan de privacywetgeving in de gezondheidszorg om de gegevens van uw cliënten te beschermen.
Gegevens die wij verzamelen
Praktijkgegevens:Uw professionele gegevens, contactinformatie en praktijkinstellingen.
Cliëntgegevens:Informatie die u over uw cliënten invoert, waaronder consultatienotities, voortgangsgegevens en behandelplannen (veilig opgeslagen en alleen voor u toegankelijk).
Gebruiksanalyse:Hoe u ons platform gebruikt om onze diensten te verbeteren (alleen geanonimiseerde gegevens).
Verificatiedocumenten:Bij zakelijke accounts de documenten die u ons geeft, zodat we uw bedrijf kunnen verifiëren voordat uw pagina wordt gepubliceerd, zoals een belastingdocument of een werkvergunning.
Uw openbare pagina
De teksten van uw openbare pagina schrijven we met AI op basis van de gegevens die u ons geeft: uw antwoorden in de installatiewizard en, als u ons ernaar verwijst, uw pagina op een andere website, zoals uw profiel op een zorgplatform of uw eigen website. Van die pagina nemen we alleen gegevens over, zoals uw opleiding, certificaten en werkgebieden, en nooit de teksten. Foto's van die pagina zetten we alleen met uw toestemming op uw pagina: u ziet ze voordat ze online komen en kunt ze op elk moment verwijderen. Uw gegevens gaan alleen naar onze AI-aanbieder OpenAI om uw pagina te schrijven, en OpenAI verwerkt ze namens ons volgens de verwerkersovereenkomst die het met ons heeft. U kunt elke tekst op uw pagina op elk moment wijzigen. Als u AI vergrendelt in de beveiligingsinstellingen van uw account, wordt hiervan niets verstuurd.
Zo vinden we uw professionele profielen
Wanneer u zich aanmeldt, zoeken we op internet naar uw professionele profielen, zodat we uw pagina voor u kunnen invullen: zorgplatforms in uw land, Google Maps, uw eigen website en de Instagram- en LinkedIn-resultaten die een zoekopdracht op uw naam toont. Uw naam, beroep, stad en land gaan alleen voor deze zoekopdrachten naar onze zoekdienst Serper (of SerpApi, als Serper niet beschikbaar is) en naar Google Maps. De pagina’s die we vinden openen we zelf of, als een pagina een browser nodig heeft om te worden getoond, via Firecrawl, en OpenAI leest ze namens ons, zoals hierboven beschreven. We bewaren alleen de gegevens die we vinden, zoals uw titel, werkgebieden, adres en telefoonnummer, samen met het adres van de pagina waar ze vandaan komen, nooit de tekst van de pagina. U ziet ze in de installatiewizard: wat u bevestigt komt op uw profiel, wat u niet bevestigt wordt verwijderd. Als u AI vergrendelt in de beveiligingsinstellingen van uw account, zoeken we niet. U kunt ons op elk moment vragen wat we over u bewaren en om verwijdering vragen.
E-mails van ons
E-mails over uw account: Berichten over uw account en uw werk in Vitena: inloggen en beveiliging, afspraken, betalingen en facturen, planwijzigingen en juridische mededelingen. Deze ontvangt u zolang u een account heeft.
Herinneringen en tips: Af en toe sturen we u een herinnering of tip om u op weg te helpen en meer uit Vitena te halen, bijvoorbeeld om het instellen van uw account of uw pagina af te ronden. Ze gaan uitsluitend over Vitena.
Herinneringen uitzetten: Onder elke herinnering staat een link waarmee u herinneringsmails met één klik en kosteloos uitzet. Op dezelfde pagina kunt u ze weer aanzetten; e-mails over uw account blijft u hoe dan ook ontvangen. We houden bij welke e-mails we hebben verstuurd en of ze zijn afgeleverd, zodat er geen herinnering gaat naar een adres dat onze e-mails niet bereiken of dat herinneringen heeft uitgezet.
Herinneringen meten: Klikt u op de link in een herinnering, dan slaan we die klik op en houden we bij of de voorgestelde stap daarna is gezet, bijvoorbeeld het publiceren van uw pagina. Zo zien we welke herinneringen helpen en sturen we de andere niet meer. We houden niet bij of u onze e-mails opent.
Google Agenda-integratie en Google-gebruikersgegevens
Wanneer je ervoor kiest je Google Agenda te koppelen, krijgt Vitena toegang tot beperkte Google-gebruikersgegevens, uitsluitend om afsprakenplanning mogelijk te maken. Ons gebruik van informatie die we via Google API's ontvangen, voldoet aan het Beleid voor gebruikersgegevens van Google API-services (developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy), inclusief de vereisten voor beperkt gebruik.
Gegevens waartoe we toegang hebben:Met je uitdrukkelijke toestemming vragen we het bereik voor Google Agenda-afspraken (calendar.events), het bereik voor Google Meet-ruimte-instellingen (meetings.space.settings) en het e-mailadres van je Google-account. We hebben geen toegang tot je contacten, bestanden, e-mails of andere Google-gegevens.
Hoe we ze gebruiken:Voor je bevestigde afspraken maken, wijzigen en verwijderen we afspraken in je gekoppelde agenda (waarbij de cliënt als gast wordt toegevoegd), genereren en configureren we een Google Meet-link voor online afspraken en lezen we bestaande afspraaktijden om conflicten te detecteren en dubbele boekingen te voorkomen. Google-gebruikersgegevens worden uitsluitend gebruikt om deze planningsfuncties te bieden en voor geen enkel ander doel.
Gegevens delen:We verkopen je Google-gebruikersgegevens niet en delen ze niet met derden. Ze worden uitsluitend verwerkt op onze eigen infrastructuur (Amazon Web Services, EU-regio) om de agendafunctie te laten werken. We gebruiken Google-gebruikersgegevens nooit voor advertenties of om AI- of machine learning-modellen te trainen.
Opslag en beveiliging:We bewaren alleen het noodzakelijke minimum: een OAuth-vernieuwingstoken dat in rust met AES-256 is versleuteld, het e-mailadres van je gekoppelde Google-account en de identificatoren van de agenda-afspraken die we aanmaken. Kortlevende toegangstokens worden nooit opgeslagen. We kopiëren of bewaren de inhoud van je agenda niet.
Bewaring en verwijdering:De koppeling blijft bestaan totdat je deze verbreekt in Profielinstellingen → Werkrooster, je Vitena-account verwijdert of de toegang intrekt via myaccount.google.com/permissions. Het verbreken van de koppeling of het verwijderen van je account verwijdert het opgeslagen vernieuwingstoken onmiddellijk. Je kunt verwijdering ook op elk moment aanvragen door onze supportafdeling te e-mailen.
Cookies en tracking
Essentiële cookies:Vereist voor platformfunctionaliteit, inlogsessies en beveiliging.
Analytische cookies:Helpen ons het platformgebruik te begrijpen om functies voor voedingsprofessionals te verbeteren (alleen met uw toestemming).
U kunt cookievoorkeuren beheren via onze cookiebanner of browserinstellingen.
Gegevensbeveiliging & versleuteling
Alle gegevens worden tijdens transport versleuteld met TLS. Geüploade bestanden worden serverzijdig met AES-256 versleuteld opgeslagen en alleen via kortlopende ondertekende links geleverd. Onze servers draaien op beheerde AWS-infrastructuur in de EU (Frankfurt) en de database staat in een privénetwerk dat niet vanaf het internet bereikbaar is.
Wij houden gedetailleerde auditlogboeken bij van alle gegevenstoegang en implementeren strikte toegangscontroles om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerd personeel toegang heeft tot systemen.
Gegevenseigendom & overdraagbaarheid
U behoudt het volledige eigendom van alle cliëntgegevens die in ons platform zijn ingevoerd. U kunt uw gegevens op elk moment exporteren in standaardformaten. Bij beëindiging van uw account worden uw gegevens veilig verwijderd volgens uw bewaarvoorkeuren.
Integraties met derden
We gebruiken alleen vertrouwde diensten, en alleen voor wat Vitena voor u doet. Koppelingen die u zelf toevoegt, zoals Google Agenda, worden alleen gemaakt als u dat wilt. Diensten die op de achtergrond voor ons werken, zoals hosting, e-mail, AI en zoeken, krijgen alleen de gegevens die ze daarvoor nodig hebben en verwerken die namens ons.
Uw rechten
U heeft het recht om uw accountgegevens in te zien, bij te werken of te verwijderen. U kunt ook op elk moment gegevensoverdraagbaarheid of accountbeëindiging aanvragen via uw accountinstellingen of door contact op te nemen met ons supportteam.
Neem contact op met ons privacyteam
Voor privacygerelateerde vragen of zorgen over gegevensbescherming kunt u contact met ons opnemen via:info@vitena.care
Wij reageren zo snel mogelijk op privacyvragen.