Voor altijd gratis
Word gevonden door nieuwe cliënten
Je profiel verschijnt in de Vitena-gids. Nieuwe cliënten filteren op stad, specialisme en taal, vinden je en boeken direct.
Alles wat Vitena doet
Vitena runt een zorg- of welzijnspraktijk van begin tot eind – of je nu alleen werkt of een praktijk hebt met een balie en een wachtkamer. Het werkt hetzelfde voor tandartsen, diëtisten, schoonheids- en esthetiekprofessionals, fysiotherapeuten, psychologen en specialisten kinderontwikkeling, en de werkomgeving past zich aan het vak aan.
De hele receptie is gratis, tot 3 personen:je openbare pagina en online boeken, afspraken, onbeperkte cliëntdossiers, het baliescherm, het wachtkamerscherm, zelf aanmelden, toestemming en de receptie-inbox. Betaalde abonnementen voegen de behandelkamer toe: behandelnotities, vragenlijsten, voortgang en rapporten in je eigen huisstijl.
Gevonden en geboekt worden
Voor altijd gratis
Je eigen openbare pagina, in jouw kleuren
Geen vermelding in het sjabloon van iemand anders, maar een pagina die van jou is: je logo en je kleuren, wat je behandelt, je team, je locaties en openingstijden, en een boekknop. Geen “powered by”-label, ook niet op het gratis abonnement. Elke behandelaar in de praktijk krijgt daarnaast een eigen subpagina die je los kunt delen.
Voor altijd gratis
Online boeken, 24/7
Laat cliënten zelf afspraken boeken en verzetten via je eigen boekingspagina, met realtime beschikbaarheid.
Google Agenda, per behandelaar
Iedereen koppelt zijn eigen Google Agenda: de bevestigde afspraak verschijnt daar en een online bezoek krijgt vanzelf zijn videolink. De koppeling is per behandelaar, niet één voor de hele praktijk — niemand hoeft zijn agenda te delen om dubbele boekingen te voorkomen.
Voor altijd gratis
Planning & herinneringen
Slim plannen met automatische herinneringen: minder no-shows en minder telefoontjes. De melding op de telefoon van je cliënt kan zelfs met de eigen stem van je praktijk spreken.
Voor altijd gratis
Herinneringen die spreken met de stem van je praktijk
De herinnering op de Android-telefoon van je cliënt kan een zin uitspreken die jij zelf hebt geschreven – “een herinnering van Praktijk Groen” – in plaats van een standaard piepje. Jij typt de zin, het systeem spreekt hem uit en je luistert hem terug voordat je hem publiceert; stel je niets in, dan klinkt het gewone meldingsgeluid. Geen opname, geen microfoon, niets te produceren.
De receptie van je praktijk
Voor altijd gratis
Receptie en wachtkamer
Vink de aankomst af bij de balie, roep de volgende op met één knop en laat het scherm in de wachtkamer de naam omroepen. Geen extra apparatuur nodig – je eigen televisie volstaat.
Voor altijd gratis
Patiënten melden zichzelf aan
Laat het aanmeldscherm openstaan op een willekeurige tablet, laptop of oude telefoon bij de deur – of laat patiënten zich vanaf hun eigen telefoon aanmelden via de link in de herinneringsmail. Het levert dezelfde aankomst op als je receptie zou afvinken, dus het overzicht en het wachtkamerscherm lopen hoe dan ook bij. Niets te kopen, niets te installeren.
Voor altijd gratis
Toestemmingsverklaring
Stuur de toestemmingsverklaring voor het bezoek en laat de patiënt tekenen op de eigen telefoon, of reik aan de balie een tablet aan. Koppel hem aan een dienst en hij gaat vanzelf de deur uit: tekst, handtekening en bewijsspoor blijven als pdf bewaard.
Hoe toestemming werkt en waarom het standhoudt Voor altijd gratis
Receptieberichten en AI-receptionist
Bezoekers stellen hun vraag op je eigen pagina: „neem je mijn verzekering aan?”, „wat kost een gebitsreiniging?”, „is er donderdagavond nog plek?” – en die vraag komt in de inbox van je praktijk terecht, niet in een privé-WhatsApp. Zet je de AI-receptionist aan, dan antwoordt die ook buiten openingstijden, en alleen met wat je hebt gepubliceerd: openingstijden, behandelingen, prijzen en vrije momenten. Gezondheidsvragen beantwoordt hij nooit en alles waar hij niet zeker van is, gaat naar een mens.
In de behandelkamer
Cliëntdossiers
Organiseer cliëntprofielen, geschiedenis en voortgang – alles op één plek, overal toegankelijk.
Eén scherm per bezoek
Alles wat het bezoek nodig heeft op één plek: de notitie, de voortgangsgrafiek en met één klik een pdf-rapport in je huisstijl, gekoppeld aan de afspraak en opgeslagen terwijl je typt. Eén bezoek kan meerdere regels dragen — een vulling plus een gebitsreiniging, laser plus nazorg — elk met een eigen aantal en de prijs zoals die die dag was. Een latere prijsverhoging herschrijft dus nooit een oude rekening, en dubbel gerekende behandelingen vallen op.
Notities & sjablonen
Leg elke sessie vast met aangepaste notitiesjablonen, bijlagen en voortgang in de tijd.
Formulieren, vragenlijsten en gevalideerde schalen
Acht vraagtypes en 17 kant-en-klare sjablonen over zes vakgebieden, met gevalideerde schalen: PHQ-9, GAD-7, WHO-5, ODI, MDAS, MEDAS, Fitzpatrick, M-CHAT-R. Ze scoren zichzelf, markeren een risicovol antwoord, kunnen vanzelf uitgaan zodra iemand boekt, en de antwoorden komen in het dossier en het cliëntportaal. Je ziet alleen de sjablonen van je eigen vak.
Metingen en voortgang in de tijd
Volg de cijfers die er in jouw werk toe doen, met eigen velden waar de standaardvelden niet passen. Je ziet een curve in plaats van een kolom met datums. Dezelfde grafiek gaat mee in het rapport en in het cliëntportaal — meestal precies het moment waarop iemand doorheeft dat het vooruitgaat.
Professionele PDF-rapporten
Genereer overzichtelijke, gebrande PDF-rapporten en deel ze met één klik met je cliënten.
Voor altijd gratis
Cliëntportaal
Geef cliënten hun eigen portaal voor afspraken, documenten en voortgang – geen app-download nodig.
Voor altijd gratis
Ook op de telefoon, niet alleen op de computer
Vitena werkt in elke browser, en je cliënten kunnen het er ook als Android-app bij hebben: hun afspraken, documenten en herinneringen komen als melding op hun telefoon in plaats van als een mail die ze misschien niet openen. Om te beginnen hoeft niemand iets te installeren — het portaal werkt eerst gewoon via een link.
Voor altijd gratis
Een AI voor het schrijfwerk, niet voor de beslissingen
Hij schrijft het concept van de notitie die je toch al ging typen, vat samen waar een cliënt staat, en bouwt voor voedingsprofessionals een voedingsplan en past het aan. Elk concept is van jou voordat het wordt opgeslagen: lezen, aanpassen of weggooien — er gaat niets uit zichzelf naar een cliënt. Hij werkt met een maandelijks tegoed aan credits, en op het gratis abonnement krijg je een klein tegoed om te zien wat hij doet voordat je betaalt.
Wat een bezoek kost en wie het betaalt
Diensten en prijzen
Leg vast wat je aanbiedt, hoe lang het duurt en wat het kost — desnoods per behandelaar anders. Publiceer het als prijslijst, zodat cliënten het weten vóór ze boeken.
Verzekeraars en contracten
Noem de verzekeraars waarmee je werkt, zodat cliënten op hun eigen dekking kunnen filteren, elk met het eigen afgesproken tarief. Geen polischeck: jouw opgave, jouw tarieven.
Betalingen en openstaande posten
Leg vast wat er betaald is en wat nog openstaat – ook wat een verzekeraar je nog verschuldigd is – in elke valuta, met export voor je boekhouder. Vitena verwerkt de betaling niet, maar houdt de administratie kloppend.
Team en toegang
Team, rollen en locaties
Geef iedereen een eigen login in plaats van één gedeeld account. Je receptie boekt afspraken, vinkt aankomsten af en bedient het wachtkamerscherm – maar kan geen enkele behandelnotitie openen. Behandelaars houden hun eigen agenda en hun eigen dossiers, en jij beheert plekken en locaties naarmate de praktijk groeit.
Voor altijd gratis
Partnerprogramma
Verwijs een collega en verdien commissie zolang die blijft. Voor iedereen, ook op het gratis abonnement.
Zo werkt het partnerprogrammaGereedschap voor je eigen vak
Boven op alles hierboven krijgt elk vak wat alleen dat vak nodig heeft: voedingsprofessionals bouwen meerdaagse plannen uit een recepten- en voedingsmiddelendatabase met live macro’s, in tandheelkunde en esthetiek draagt één bezoek meerdere behandelregels, en psychologen werken met gevalideerde schalen. Open je eigen vak om die pagina te zien.
Wat mensen vragen voordat ze beginnen
Is Vitena alleen voor voedingsprofessionals?
Nee. Alles op deze pagina werkt hetzelfde voor tandartsen, schoonheids- en esthetiekprofessionals, fysiotherapeuten, psychologen, specialisten kinderontwikkeling, diëtisten en andere zorg- en welzijnsberoepen. De werkomgeving past zich aan het vak aan – notitietypes, specialismen en vragenlijstsjablonen verschillen – en voedingsprofessionals krijgen daarbovenop voedingsplannen, een receptendatabase en een voedingsmiddelendatabase.
Welke functies zijn gratis en welke vragen een betaald abonnement?
De grens loopt tussen de receptie en de behandelkamer. Voor altijd gratis: je vermelding in de gids, je openbare pagina, online boeken, afspraken, onbeperkte cliëntdossiers, het cliëntportaal, het baliescherm, het wachtkamerscherm, zelf aanmelden, toestemming en de receptie-inbox – tot 3 personen. Betaalde abonnementen voegen het eigenlijke werk toe: uitgebreide sessienotities, vragenlijsten met scoring, voortgangsgrafieken, klinische rapporten in je huisstijl, betalingsadministratie en de voedingsgereedschappen.
Moeten we een oproepsysteem of kioskzuil kopen?
Nee. Het wachtkamerscherm draait in de browser van de televisie die de praktijk al heeft, en het aanmeldscherm op een willekeurige tablet, laptop of oude telefoon bij de deur. Geen ticketprinter, geen oproepzuil, niets te installeren – en patiënten kunnen zich ook vanaf hun eigen telefoon aanmelden via de link in de herinneringsmail.
Kan onze receptie de behandelnotities van patiënten zien?
Nee, en dat is bewust. De rol assistent boekt, verzet en annuleert afspraken voor het hele team, vinkt aankomsten af en bedient het wachtkamerscherm – maar kan geen behandelnotitie openen. De beheerder runt de praktijk en de instellingen; behandelaars werken met hun eigen agenda, cliënten en dossiers. Iedereen logt in met een eigen account: gedeelde logins bestaan niet.
Verzint de AI-receptionist dingen?
Hij kan niet uit het hoofd antwoorden. Elk feit komt uit wat de praktijk zelf heeft gepubliceerd – openingstijden, adressen, team, geaccepteerde verzekeraars, behandelingen, gepubliceerde prijzen en vrije momenten – opgezocht op het moment van antwoorden, dus het veroudert ook niet als een prijs verandert. Hij beantwoordt nooit een gezondheidsvraag, houdt of belooft nooit een tijdslot, zegt desgevraagd dat hij een AI is, en geeft het gesprek aan een mens zodra hij twijfelt. De praktijk schrijft de toon, keurt hem goed voordat hij iets zegt, en kan antwoorden eerst als concept laten staan.
Int Vitena betalingen van cliënten?
Vandaag niet. De praktijk int op haar eigen manier – overboeking, pinautomaat, eigen betaalprovider – en legt het vast in Vitena, dat bijhoudt wat betaald is, wat openstaat en wat een verzekeraar nog verschuldigd is, in elke valuta en met export voor de boekhouder. Aan geïntegreerd incasseren wordt gewerkt.