Functies

Receptieberichten — vragen van je pagina in één inbox

Een vraagvenster op je openbare pagina en een inbox in Vitena. Mensen vragen iets voordat ze boeken, het gesprek bereikt wie aan de balie staat, en er komt niets op iemands privételefoon terecht.

Wat het receptiekanaal is

Iedereen die je openbare pagina bekijkt, kan een vraag stellen zonder iets te boeken en zonder account. Hij schrijft de vraag, bevestigt zijn e-mailadres via een eenmalige link, en het gesprek komt in de inbox van je praktijk in Vitena.

Het is bewust de receptie die vragen aanneemt, geen chat-app voor patiënten midden in een behandeling. Daarom staat het naast je boekingspagina en niet in het dossier: wie schrijft, beslist meestal nog of hij überhaupt komt — neem je mijn verzekering aan, wat kost dat, is er donderdagavond nog plek.

Dit beantwoorden is receptiewerk, dus de assistent kan het ook — en het kanaal werkt op het gratis abonnement.

Werken met de inbox

De inbox is gemaakt voor vragen die zich herhalen, niet voor lange gesprekken.

  1. Er komt een nieuwe vraag binnen — je krijgt een melding per e-mail en op je telefoon
  2. Open het gesprek en antwoord, of voeg een opgeslagen antwoord in en pas het aan
  3. Markeer het gesprek als afgehandeld; afgehandelde gesprekken blijven doorzoekbaar
  4. Zoek en filter als dezelfde persoon weken later opnieuw schrijft
Tips
  • Sla een antwoord op voor elke vraag die je meer dan twee keer beantwoordt: openingstijden, parkeren, wat een eerste afspraak kost
  • Een gesprek is geen dossier: alles wat klinisch is hoort in de notities van de cliënt, niet hier

Wat er inbegrepen is

Op het gratis abonnement hebben receptiegesprekken hun eigen maandtegoed, los van afspraken: een gesprek gaat nooit van je afsprakentegoed af en een afspraak nooit van je gesprekken.

Net als bij boekingen wordt een bericht nooit geweigerd. Is het tegoed op, dan worden de naam en contactgegevens van de afzender in de inbox afgeschermd — je ziet nog steeds dat er een echt persoon wacht — en bij een upgrade gaan alle wachtende gesprekken in één keer open. De exacte actuele limieten staan in het onderdeel redelijk gebruik van de Voorwaarden.

De eerste ronde aan de AI-receptionist laten

Je kunt een AI-receptionist aanzetten die deze berichten buiten openingstijden beantwoordt op basis van wat je praktijk heeft gepubliceerd — openingstijden, behandelingen, gepubliceerde prijzen en vrije momenten — en de rest aan een mens overdraagt. Het is optioneel en staat uit tot je het aanzet.

In het aparte artikel lees je hoe je hem instelt, wat hij mag zeggen en waar hij stopt.

Probeer Vitena gratis

Krijg 30 dagen toegang tot alle functies. Geen creditcard nodig.

Gratis proefperiode startenAlle Hulpgidsen
Veelgestelde Vragen

Nee. Hij schrijft de vraag en bevestigt zijn e-mailadres via een eenmalige link. Geen registratie, geen wachtwoord en geen app.

De rol assistent kan de receptie-inbox lezen en beantwoorden — “neem je mijn verzekering aan?” beantwoorden is receptiewerk. Wat de assistent niet kan openen zijn de behandelnotities.

Nee. Dit is de receptie die vragen aanneemt van mensen die nog beslissen of ze komen. Documenten en plannen voor bestaande cliënten lopen via het cliëntportaal, zodat gevoelige bestanden niet door een chat gaan.

Veelgestelde Vragen

Nee. Hij schrijft de vraag en bevestigt zijn e-mailadres via een eenmalige link. Geen registratie, geen wachtwoord en geen app.

De rol assistent kan de receptie-inbox lezen en beantwoorden — “neem je mijn verzekering aan?” beantwoorden is receptiewerk. Wat de assistent niet kan openen zijn de behandelnotities.

Nee. Dit is de receptie die vragen aanneemt van mensen die nog beslissen of ze komen. Documenten en plannen voor bestaande cliënten lopen via het cliëntportaal, zodat gevoelige bestanden niet door een chat gaan.