Balie & Wachtkamerscherm - De Flow in de Praktijk

Het werk aan de deur stelt een andere vraag dan de agenda: "wie staat er voor me en waar moet die heen?" Een afsprakenlijst beantwoordt dat niet — die vertelt wat er geboekt is, en bij elke binnenkomst zou je de hele dag moeten doorlopen.

De balie is een apart scherm voor die vraag. De kolommen volgen de route die de cliënt echt loopt: Verwacht → Wachtkamer → In de ruimte.

Route: /app/front-desk

Elke kaart in de kolom Verwacht heeft een knop "Aangekomen". Erop drukken schuift de kaart naar de wachtkamer en start een lopende wachtteller. Langer dan twintig minuten wordt zichtbaar gemarkeerd, zodat niemand wordt vergeten.

Oproepen doet de behandelaar, niet de assistent. Roept iemand anders op, dan staat de cliënt voor een deur die niemand opendoet.

Voor iemand zonder afspraak volstaan drie velden: voornaam, achternaam en wie hen ziet. Bij opslaan ontstaan dossier, bezoek en aanmelding tegelijk, en de persoon staat meteen in de rij.

De gewone boekingsflow bestaat uit drie stappen (dag kiezen, tijd kiezen, gegevens invullen). Dat klopt als je volgende maand plant, en niet als er iemand aan de balie staat.

Is het consult klaar en gaat de cliënt door naar een behandelruimte, dan vraagt "Volgende ruimte" vier dingen: wie het overneemt, welke ruimte, wat er gebeurt en wanneer (standaard "meteen", of een tijd later die dag).

Elk bezoek aan een ruimte is een echte afspraak — eigen tijd, behandelaar, dienst en prijs, desnoods met uren ertussen ("kom om vier uur terug"). De stappen blijven één bezoek en de kaart toont 2/3.

Een scherm voor de televisie in de wachtkamer, zonder inloggen: wie er wordt opgeroepen en wie er volgt. De balie maakt een adres aan, dat je één keer in de browser van de televisie opent.

Geen extra hardware. De televisie die er al hangt volstaat — geen ticketprinter, geen kiosk, geen nummertjessysteem.

Bij een oproep verschijnt de naam groot, pulseert een halve minuut rustig en wordt omgeroepen.

De geluidsinstellingen staan op het scherm zelf (tandwiel), omdat welke stemmen er zijn van díe televisie afhangt — en een praktijk met twee schermen wil misschien dat er één praat en één alleen een toon geeft.

• Modus: naam voorlezen (standaard) · alleen een toon · stil
• Formulering: 'Anne V.' · 'Anne V. Ruimte 3.' · 'Anne V., je bent aan de beurt. Ruimte 3.'
• Type stem: vrouw (standaard) of man, of kies een geïnstalleerde stem op naam
• Twee keer omroepen: standaard aan — de eerste omroep is degene die mensen missen

Elke optie speelt bij aanraking meteen een voorbeeld af, zodat je op gehoor kiest.

Een naam omroepen mag; hem op een openbaar scherm zetten is een aparte beslissing. Daarom kort de standaard de achternaam af tot een letter — 'Anne V.' Alternatieven: de volledige naam, of alleen het plaatsnummer.

Het scherm toont geen telefoonnummer, e-mailadres, reden van bezoek of enig kenmerk. Een wachtkamer is een openbare ruimte en die tekst is van de overkant leesbaar.

Het wordt beheerd door de eigenaar en de assistent — het is balie-apparatuur. Praktijken die een monitor bij een behandelkamerdeur hangen, kunnen hetzelfde adres beperken tot de rij van één behandelaar.