Formulieren en vragenlijsten - Intake en klinische schalen

Met de Formulieren-module maak je aanpasbare formulieren om vóór een afspraak informatie van de cliënt te verzamelen. Gebruik ze voor intakeformulieren, beoordelingsvragenlijsten, lifestyle-screenings of dieetnalevingsschalen.

Je cliënten delen belangrijke informatie vóór het eerste consult, dus jij stapt voorbereid binnen en de sessie verloopt productiever. Marktonderzoek toont aan dat digitale formulieren vóór het consult het aantal no-shows tot 72% kunnen verminderen.

Combineer in de opsteller alle vraagtypen die je nodig hebt:

• Enkelvoudige keuze: Meerkeuze met radioknoppen
• Meervoudige keuze: Meerdere opties aanvinken
• Ja/Nee: Snelle booleaanse antwoord
• 1-5 schaal: Likert-beoordeling
• Korte tekst: Antwoord van één regel
• Lange tekst: Alinea-antwoord
• Getal: Numerieke invoer
• Datum: Datumkiezer

Je hoeft niet vanaf nul te beginnen. Vitena levert 17 kant-en-klare sjablonen voor zes disciplines, inclusief internationaal gevalideerde klinische schalen:

• Voeding: Voedingsintake, Lifestyle-beoordeling, Voedselfrequentievragenlijst, MEDAS (mediterrane dieetadherentie), Beoordeling eetgedrag
• Psychologie: Psychologische intake, PHQ-9 (depressiescreening), GAD-7 (angstscreening), WHO-5 (welzijnsindex)
• Fysiotherapie: Fysiotherapeutische intake, Oswestry Disability Index (ODI)
• Tandheelkunde: Tandheelkundige en medische anamnese, Modified Dental Anxiety Scale (MDAS)
• Schoonheid en esthetiek: Esthetisch consult, Fitzpatrick huidtype-zelfbeoordeling
• Kinderontwikkeling: Intake kinderontwikkeling, M-CHAT-R (autismescreening)

Alle sjablonen zijn in alle zes de interfacetalen beschikbaar. Gebruik ze zoals ze zijn of kopieer ze als startpunt.

Bij gescoorde formulieren telt Vitena automatisch op en categoriseert het. Het resultaat verschijnt als kleurgecodeerd badge in de Sessiewerkruimte en op het cliëntprofiel:

• Laag Risico (groen)
• Gemiddeld Risico (geel)
• Hoog Risico (rood)

Hiermee scan je je cliëntenbestand snel en herken je gevallen die prioritaire interventie vragen.

Stop met handmatig nasturen. Wijs formulieren toe op basis van afspraaktype — bij een nieuwe afspraak gaat het toegewezen formulier automatisch per e-mail naar de cliënt.

• Als het formulier niet binnen 24 uur is ingevuld, gaat er automatisch een herinneringsmail uit
• Formulier-e-mails zijn beschikbaar in 6 talen (EN, TR, ES, DE, NL, UK)
• De cliënt klikt op de link in de e-mail en komt direct in het portaal

Cliënten vullen het formulier in het Cliëntportaal in een gefocuste fullscreen-modus in — niets leidt af. Na verzending worden ze automatisch teruggeleid naar de portaal-startpagina.

ClientField Auto-Sync: Belangrijke velden uit het intakeformulier — gewicht, lengte, geboortedatum — worden bij verzending naar het cliëntprofiel geschreven. Alleen lege velden worden bijgewerkt; bestaande gegevens worden nooit overschreven.

Het maken, versturen en bekijken van formulieren is voorbehouden aan de rollen Behandelaar en Praktijkbeheerder. De rol Assistent heeft geen toegang tot deze module.

Formulierresultaten zijn op drie plekken zichtbaar:

• Alle antwoorden in het tabblad "Formulieren" van het cliëntprofiel
• Aan een specifieke afspraak gekoppelde resultaten in de Sessiewerkruimte
• Formulierstatus van alle cliënten in de lijstweergave