Slimme afspraakplanning
Je tijd is je meest waardevolle hulpbron, welke discipline je ook uitoefent. De afspraakbeheermodule van Vitena stelt je in staat om afspraken te plannen, te verplaatsen en te annuleren vanuit één scherm.
Met automatische e-mailherinneringen daalt het no-showpercentage van je cliënten aanzienlijk. Je kunt de herinneringstijd aanpassen van 5 tot 30 minuten voor de afspraak.
Een afspraak aanmaken
Je kunt een nieuwe afspraak aanmaken vanuit de cliëntenlijst of vanuit de agendaweergave.
- Ga naar "Afspraken" in het linkermenu
- Klik op "Nieuwe Afspraak"
- Selecteer een cliënt (of maak een nieuwe aan)
- Stel de datum, tijd en duur in
- Kies het type afspraak: op locatie of online
- Voor op locatie: kies een locatie (praktijk, kliniek, thuiskantoor)
- Online verloopt de afspraak via het gekozen kanaal: een Google Meet-link per afspraak, je vaste vergaderlink, of bellen via WhatsApp / Telegram / telefoon
- De afspraak wordt opgeslagen en de cliënt krijgt een e-mail: met de meetinglink bij de linkkanalen, en bij WhatsApp, Telegram en telefoon met de melding dat jij belt
Online afspraken: kanalen en deelnemen
Vitena beheert afspraken op locatie en online in hetzelfde systeem. Voor online afspraken kies je bij Profielinstellingen → Online consulten hoe je elkaar spreekt: Google Meet (een nieuwe link per afspraak, gemaakt door je gekoppelde Google Agenda), je eigen vergaderlink (Zoom, Teams of een andere), WhatsApp-videogesprek, Telegram-videogesprek of gewoon bellen.
Het kanaal bepaalt wat de cliënt krijgt. Bij de twee linkkanalen staat de link op de afsprakenkaart, in de Sessiewerkplek, in bevestigings- en herinneringsmails en in het Cliëntportaal. Bij WhatsApp, Telegram en telefoon is er geen link — jij belt op het afgesproken tijdstip, en dat staat ook in de mails.
Zet zoveel kanalen aan als je wilt. Bied je er meer dan één aan, dan kiest de cliënt bij het boeken; anders geldt je eerste kanaal.
Tips
- Kies je kanalen bij Profielinstellingen → Online consulten
- WhatsApp, Telegram en telefoon hebben het nummer van de cliënt nodig — jij belt
- Online afspraken gebruiken nog steeds dezelfde Sessiewerkplek: notities, plannen en rapporten blijven gelijk
Automatische herinneringen
Vitena stuurt automatische herinneringse-mails naar zowel je cliënten als jou. Deze functie helpt je om het no-showpercentage te minimaliseren.
Je kunt de herinneringstijd aanpassen: 5, 10, 15, 20 of 30 minuten vooraf. Stel de standaardinstelling voor alle cliënten in via de bedrijfsinstellingen of wijzig deze individueel.
Afspraakcapaciteit
Vitena biedt een maandelijkse capaciteit van 150 afspraken per stoel. Voor de meeste zorgverleners is dat ruim meer dan een volle agenda. Bij meerdere stoelen in een kliniek wordt de capaciteit automatisch vermenigvuldigd.
Voorbeeld: Standard-abonnement met 3 stoelen = 450 afspraken per maand. Er kunnen ook aanvullende afspraakpakketten worden aangeschaft (250 afspraken/pakket, €5/maand).
Probeer Vitena gratis
Krijg 30 dagen toegang tot alle functies. Geen creditcard nodig.